Лягушка под соусом Помодоро. Все секреты техник продуктивности, чтобы успевать всё и даже больше

Предисловие. Почему мы написали эту книгу

«Ты сидишь и бесконечно скроллишь поток новостей. Иногда выскакивая через VPN в запрещённые социальные сети. Или не запрещённые. Думскроллинг или думсёрфинг (англ. doom – «злой рок», «гибель» и scroll – «прокручивать, листать») – «болезненное погружение в новостную ленту, где превалируют плохие вести». С надеждой, что вот ещё чуть-чуть, ещё едва-едва – появится МОТИВАЦИЯ! Мотивация наконец-то заняться чем-то полезным. Нужным. Продуктивным.

А пока в башке крутится мысль: Я не могу заставить себя…

Бывает? Часто?

Бывает и не такое. В погоне за пресловутой “продуктивностью” мы ищем все новые и новые методики. Программки. Техники. Лайфхаки. Чтобы превратить свою жизнь в один бесконечный, сраный чек-лист.

Мне бы хотелось (и весь мой жизненный опыт показывает, что это возможно), чтобы у вас, уважаемый читатель, получалось и держать под контролем рутину, и оставалось время (а главное – энергия) действовать спонтанно. И двигаться к самой важной для вас цели» – Владимир Завертайлов, автор этой книги и CEO SingularityApp.

В поисках пресловутой продуктивности кто-то углубляется в теорию: зачитывается Глебом Архангельским с его «Тайм-драйвом» или Дэвидом Алленом и его бестселлером «Как привести дела в порядок». А может быть, пробует «Джедайские техники» от Максима Дорофеева.

Кто-то в надежде стать эффективным откладывает эти полезные книжки в сторону и пробует на практике самые разные инструменты планирования: начинает с блокнотов и «умных» бумажных ежедневников (те обещают магические перемены в жизни – только заполняй!), а заканчивает мучительным тестированием пачки онлайн-сервисов: в одном такие возможности, в другом другие, в третьем – третьи. А можно всё сразу?!

Кто-то даже попадается в сети инфоцыган с их «волшебными» курсами, после которых жизнь уже никогда не будет прежней (сочувствуем).

Скажем честно: мы всё это тоже проходили (ну, кроме инфоцыган – на них у нас, увы, стойкая аллергия). Читали много, долго и рьяно. Пробовали больше 20 сервисов для планирования: российских и зарубежных, для ПК и для мобилок, на Windows и MacOS, с такими и сякими возможностями. Но идеальный для себя планировщик так и не смогли найти. Поэтому принялись писать в 2018-м свой собственный – SingularityApp.

С той поры мы поддерживаем и развиваем свой продукт, с которым легко хранить дела и задачи, события и напоминания, проекты и списки, фокусироваться на главном и успевать больше, не превращая жизнь в один бесконечный чек-лист. А ещё – постоянно изучаем техники продуктивности и погружаемся в глубины глубин работы человеческого мозга, чтобы делать наш планировщик удобнее и функциональнее для каждого пользователя.

За 4 года у нас накопилось достаточно знаний и материала, чтобы написать эту книгу. И надеемся, с ней у вас наконец-то получится превратить мечты о продуктивности в простую привычку быть эффективным – такую же автоматическую, как почистить зубы:)

Владимир Завертайлов, Екатерина Королёва, Екатерина Мамонтова

Введение. Что не так с «продуктивностью» и когда её возвели в культ

Давайте представим типичного «успешного человека» 21 века. Наверное, он стройный и подтянутый, потому что находит время на спорт. Он мало спит, потому что каждый час в сутках слишком дорог. Каждая его минута расписана: он никогда не лежит на диване и не тупит в телик. Не смотрит сериалы, приговаривая «ещё одну серию, и спать». У него всё под контролем: домашние дела, рабочая рутина, встречи, события. Возможно, что даже секс у него по расписанию: во вторник и четверг или в среду и пятницу. Принимая душ, он учит разговорный английский. Пока чистит зубы – приседает. Потому что нельзя тратить время на ерунду, каждое действие должно быть полезным!

Представили? Хочется быть таким же ужаленным в одно место?! Очень вряд ли.

Нам всем, кажется, хочется другого. Чтобы дедлайны не кошмарили, а помогали сдавать работу вовремя. Чтобы встречи и звонки никогда не терялись, а мы не выглядели бакланами в глазах тех, кому что-то пообещали. Чтобы рутина не съедала всё время, оставляя после себя лишь тлен и уныние. Нам просто хочется больше контроля над своей повседневной жизнью. И больше свободы и спонтанности, чтобы действовать так, как хочется, а не так, как «получается».

Нам всюду втирают, что нужно быть ультрапродуктивным. Что планирование своего времени – главный секрет успеха. Что мы должны стать лучшей версией себя. Но давайте отбросим эти пустые маркетинговые фразы и перестанем себя гнобить за то, что в очередной раз всё пошло не так. Перестанем равняться на каких-то гуру. Гнаться за морковкой перед нашим носом. И каждый раз сдаваться, когда список задач покраснел от просроченных дел и нападает на нас своими бесящими уведомлениями.

Что, если мы посмотрим на планирование не как на волшебную таблетку от всех бед, а как на посудомоечную машину? Да, вроде бы, можно мыть тарелки руками по-старинке, но с посудомойкой можно сэкономить 15–20 минут на что-то более приятное, чем оттирание сковородки от котлет. Так вот, эта книга – инструкция к вашей личной посудомойке в мире планирования:)

В ней мы поговорим о том, что нам мешает быть продуктивными. Какие методы и приемы есть, чтобы стать эффективнее. И как вести списки дел так, чтобы не забросить планирование спустя пару недель неудачных попыток (попробуем сделать их наконец-то удачными). Но сначала – немного истории.

Когда и откуда появился культ продуктивности

Продуктивность возвели в культ, и иметь бесконечный список дел сегодня почетно. Но был ли человек помешан на бурной деятельности и планировании всегда? Вообще нет.

Сложно сказать, как относились к работе люди до нашей эры – они ведь ничего не записывали, кроме петроглифов в виде ёлочек и сцен охоты.

Древние авторы, от которых остались хоть какие-то трактаты, зачастую были аристократами – и вряд ли трудились не покладая рук физически. И хотя те же Афины были городом торговцев, где каждый старался заработать, древние афинские философы вроде Платона и Аристотеля считали, что упорный труд мешает более важным вещам в жизни. Для них было важно иметь достаточно свободного времени для размышлений и обсуждения идей.

Да и в целом убеждение, что чем больше времени человек проводит за работой, тем меньше времени он может потратить на развитие мудрости или нравственности, было крайне распространенным в Древних Греции и Риме. Отчасти дело было в том, что экономика этих государств функционировала за счёт рабства, а значит и труд был не слишком почетным занятием. Какая уж тут ультрапродуктивность с её культом:)

В средние века праздность порицалась церковью, но это не мешало аристократам по-прежнему не вкалывать самостоятельно. Ритуалы средневекового рыцарства, как и сейчас покатушки по столице на страшно дорогих тачках, часто были показной демонстрацией свободного времени, которое было у богатых людей. И снова – никакого культа продуктивности:)

Перелом случился в эпоху протестантства. Протестанты, особенно кальвинисты, верили в три идеи:

1) любая работа – важна и является достойным занятием;

2) праздность и веселье – хотя и не грех, но особенно не приветствуются;

3) накопление огромного богатства – это нормально, если его реинвестировать и не позволять деньгам развращать вас (католики и лютеране так не думали).

Многие исследователи связывают культ работы (и вытекающий из него позже культ продуктивности) с наследием пуританизма – веткой того самого протестантизма. Макс Вебер считал, что пуританизм во многом определил капиталистическую систему труда. А одним из самых известных адептов трудоголизма и продуктивности в то время был Бенджамин Франклин. Он советовал: «Не теряйте времени. Всегда занимайтесь чем-то полезным. Исключите все ненужные дела».

С промышленной революцией людям пришлось работать больше: теперь это был не сезонный труд в полях, а те классические рабочие часы ежедневно, которые мы знаем. Ремесленный труд был овеян мистикой и секретами, передающимися из поколения в поколение – нельзя было вот так просто взять, прийти с улицы, поучиться токарному делу и стать мастером. По крайней мере, тогда. Но к концу девятнадцатого века, когда производственные компании озадачились производительностью и стали нанимать особых консультантов в этой сфере, случился переворот в сознании.

Один из известных спецов того времени – инженер Фредерик Уинслоу Тейлор. Он выбрал «научный» подход и предложил организовать рабочий процесс вокруг производительности: отказаться от мистики и секретов ручного труда (когда секреты передавались из поколения в поколение и вход в профессию был сложным), разложить этот процесс на простые стандартизируемые операции и ввести обучение, потенциально посильное каждому.

Так появились измерения объема и качества работы сотрудников (за стандарт брался труд первоклассных работников), вознаграждения и наказания для повышения эффективности. И вскоре погоня за эффективностью захватила не только промышленную сферу – ежедневники стали топовым продуктом уже в конце 1800-х годов.

В двадцатом веке продуктивностью «болели» только на рабочих местах – дома в свободное время можно было тупить у телевизора или как-то иначе предаваться сладостному «дольче фар ниенте^[1]».

Но с развитием технологий гаджеты оказались всегда с нами – работодатели, клиенты, партнеры ожидают, что вы в курсе всех дел 24/7, отвечаете на письма 24/7, решаете вопросы 24/7. А с ростом самозанятости любые часы, потраченные будто бы «впустую» (равно «не на работу») стали казаться преступлением. Ведь в этот час кто-то другой что-то делает и обходит нас в результатах. Вот почему культ продуктивности никогда ещё не был таким сильным, как сейчас – нам кажется, что можно и нужно успеть сделать как можно больше.

Но вместе с тягой к вездесущему планированию и достижениям в духе «быстрее, выше, сильнее» рядом идёт разочарование. Очередность примерно такая:

1) Мы знаем, что все великие люди планируют. Значит, планировать – это круто.

2) Мы знаем, что для планирования нужен инструмент.

3) Мы скачиваем приложение-планировщик (которых на рынке сейчас – масса).

4) Мы сливаем туда все-все-все задачи.

5) Мы смотрим на этот кошмарный список, пугаемся, теряем всякую мотивацию планировать дальше и продолжаем жить, как раньше.

По этому кругу можно ходить очень долго, если не поменять свои «базовые настройки». А именно – минимизировать потери времени и внедрить приемы и методы, которые помогут сделать больше работы за меньшее количество времени. О них поговорим в следующих главах. А пока сосредоточимся на том, что нам мешает быть продуктивными и крадет кучу времени.

Глава 1. Откуда берутся потери времени

Мы планируем, чтобы успевать больше, не забывать про важное и не терять рутинные задачи в ежедневном потоке. Казалось бы, ну чего тут сложного: выписал задачи, и щёлкай их по одной, пока не кончатся. Увы, всё не так просто, потому что в дело вмешивается время. Точнее, его потери.

Причин для временных потерь – много. Поговорим о самых распространенных.

Причина первая. Пожиратели времени, они же – хронофаги

Хронофаги, как черные дыры, которые поглощают наше время, а вместе с ним – и наши возможности, силы, жизнь. Бывают контролируемыми и неконтролируемыми.

Неконтролируемые поглотители времени образуются там, где сталкиваются интересы двух и более человек. И начинается. «Петр Сергеевич задерживается». «Перерыв 20 минут». «Беговая улица стоит».

К таким хронофагам отнесятся:

– автомобильные пробки;

– ожидание в приемных;

– ожидание в очередях;

– ожидание опаздывающего на встречу человека;

– отключение электричества.

Предусмотреть их появление невозможно. Но подстелить соломку на такой случай – очень даже. Для этого в вашем планировщике задач стоит создать сразу несколько списков:

Книги – список книг, которые давно хотелось прочесть. Его периодически стоит просматривать и скачивать себе новую книгу в качестве оружия против хронофагов.

Звонки – все дела, которые требуют уточнений и согласований, удобно помечать тегом #позвонить. Когда образуется пробка на дороге, можно открыть этот список и потратить время с пользой.

Вопросы – полезно держать также список вопросов для размышления в своём планировщике. Есть минутка – думаешь о важном, а не о том, что первым придет в голову вроде «А почему это Петрович на меня сегодня как-то не так зыркнул?!». От мыслей о Петровиче пользы не случится, а вот спланировать отпуск в вынужденно свободное время – на здоровье!

Вопросы к другим людям удобно хранить в планировщике одном месте. Подробнее о работе со списками – в главах 5 и 6

Контролируемые хронофаги – более хитрые. Обычно они подкрадываются, когда нас накрывает неконтролируемый хронофаг. Например, пока перезагружается компьютер после установки ПО, мы лезем в социалочки. А когда приходим в себя, оказывается, что прошло 40 минут, а не 5.

К контролируемым хронофагам относятся:

– компьютерные игры;

– социальные сети;

– проверка почты;

– веб-серфинг;

– телефонные разговоры;

– любые другие приятности и зависимости, питаемые дофаминовым циклом.

Обычно гормон дофамин высвобождается, когда мы совершаем приятное для себя действие или решаем какую-то задачу. Поскольку действует он мимолетно, то все продукты с дофаминовым циклом такие залипательные и обладают наркотическим эффектом: лайки от публикаций в соцсетях и прочие социальные одобрения подстегивают ваш дофамин, и вот вы уже спустили в соцсеть полтора часа своего времени. А всё потому, что дофамин высвобождается в мозге уже в ожидании награды (даже если её не последует), и мы готовы гнаться за этим чувством постоянно в поисках всё большей дозы этого гормона.

Контролируемые хронофаги побеждаются только дедлайнами. Вместо блуждающей уборки с минутками рефлексии – жесткие 2 часа на чистоту во всей квартире. Вместо эндорфинового шторма от целого дня прогулки по торговому центру – выделенные 3 часа с четким планом покупок. Про коварные соцсети – вообще молчим (в идеале, 15 минут в день и баста). Лимиты времени на приложения и статистика экранного времени в смартфоне – в помощь.

Установленные лимиты на самые опасные с точки зрения потерь времени приложения не панацея – статистика показывает, сколько действительно времени потрачено на приложения.

Причина вторая и очевидная. Прокрастинация

Прокрастинация мешает вовремя разбираться с рабочими и личными задачами, строить реалистичные планы и нормально отдыхать. Легко попасть в замкнутый круг откладывания дел на потом, но не так-то просто из него сбежать.

Самое простое и «народное» объяснение проблемы – лень и безответственность. «Я просто ленивый, неорганизованный, поэтому постоянно ничего не успеваю и тяну до последнего». На деле это не так – от прокрастинации может страдать даже самый ответственный и трудолюбивый человек на планете. Достаточно лишь подхватить эту привычку и оказаться в круге откладывания, который подпитывает сам себя.

Обычно «прокрастинатор» проходит три стадии:

1. Задача только появилась, и кажется, что времени в запасе много, а пока можно заняться чем-то другим, совсем не приоритетным, приятным и случайным. На этом этапе дело может заранее пугать своим масштабом, а может, наоборот, выглядеть слишком легким.

2. Дедлайн начинает поджимать, задача выглядит сложнее: всё ещё непонятно, с какой стороны к ней подойти. Пугает неизвестность, и растет стресс от одной мысли о деле, хочется себя «успокоить» рандомными занятиями, которые просты, привычны и обещают быструю награду. Прокрастинация «спасает», давая возможность сбежать от проблемы.

3. Дедлайн совсем близко или уже пропущен, стресс достигает своего максимума. Человек пытается заставить себя сделать всё быстро, чтобы успеть, сталкивается с трудностями, выматывается и получает довольно неприятный опыт. В итоге кое-как выполняет задачу и переходит к «отдыху» в виде избегания новых дел.

Потом стадии повторяются, но только с другими задачами. Каждый раз «прокрастинатору» кажется, что в следующий он возьмет себя в руки и не повторит таких ошибок. Но, к сожалению, привычка закрепилась и возвращает всё на старые рельсы.

Чтобы начать справляться с прокрастинацией, нужно понять и признать, что это сформированный месяцами или годами механизм, с которым нельзя разобраться мгновенно. Пообещать себе превратиться из «любителя откладывать» в «гуру продуктивности и тайм-менеджмента» за неделю – верный путь вернуться в прежний круг. Но несбывшиеся грандиозные планы заставят грустить и испытывать ещё больше стресса: и вот уже подруга-прокрастинация советует сериальчик, встречу с друзьями (давно ведь не виделись!) или хотя бы полистать соцсеточки, в конце концов.

Борьба с прокрастинацией – это как борьба с любой другой вредной привычкой. Здесь нужна стратегия.

Шаг 1. Перестать наказывать и тиранить себя

На последней стадии откладывания кажется логичным надавить на себя, чтобы заставить сесть и заниматься делами. Но жесткий диалог с собой создает внутреннее сопротивление, поэтому попытки принудить себя к работе обычно заканчиваются бунтом и новым эпизодом прокрастинации. Сюда же относится и чувство вины за уже упущенное время – сожаления на тему «почему же я не начал раньше» ещё сильнее демотивируют и заставляют откладывать, чтобы успокоиться. И съесть печеньку. И видео на Ютубе посмотреть.

Вместо этого: трезво оцениваем, на каком отрезке круга прокрастинации находимся, сколько в запасе времени, с чего стоит начать и т. д. Диалог с собой – поощрительный, хвалим себя даже за самые маленькие шаги в сторону завершения задачи.

Шаг 2. Не ждать вдохновения и не искать подходящего момента

Людям, которые склонны откладывать, свойственно долго готовиться к действиям, «настраиваться», ждать, что придет муза, мотивация и суперсила. Раз нет желания сворачивать горы, значит, надо просто подождать нужного настроения. Но вообще-то аппетит приходит во время еды:)

Вместо этого: ставить чёткие временные рамки для каждого проекта, чтобы заниматься задачей как угодно плохо, лишь бы не убегать. Привычка прокрастинировать держится на том, что в любой непонятной ситуации легче сбежать от дела, чем вникнуть в него. Чтобы это изменить, нужно натренировать себя менять реакцию на противоположную. И не поддаваться перфекционизму – он всегда ходит рядом с прокрастинаторами: «я либо делаю всё идеально и сразу, либо не буду даже пробовать».

Шаг 3. Не застревать в «чистилище» между работой и отдыхом

Одна из самых грустных «побочек» прокрастинации – большую часть времени человек проводит в неком промежуточном состоянии, не работая толком и не отдыхая полноценно. Сложно расслабиться и восстановиться, когда над головой висит срочная задача, которую страшно даже потрогать. Привет, фоновый стресс и необъяснимая усталость, хотя вы ничего не делаете.

Вместо этого: решить в начале дня – работа или развлечения. Нужно взять на себя ответственность на берегу – либо сегодня сделать всё, чтобы продвинуться по проекту, либо отдыхать и не делать ничего больше. Это снимает чувство вины в периоды отдыха, а сам он проходит куда эффективнее.

Шаг 4. Не пытаться проглотить слона целиком

Чем дольше откладывается задача, тем ужаснее она выглядит – так устроен наш мозг. Неизвестность и необъятность объема работы пугает и подкрепляет ощущение, что неудача неминуема.

Вместо этого: поделить задачу на понятные мелкие смысловые и временные отрезки. Когда мы выполняем мелкие задачи, одно небольшое действие тянет за собой следующее – и вот вы уже втягиваетесь в игру, видите прогресс и хотите двигаться дальше.

Шаг 5. Не убегать в планирование

Хитрый агент прокрастинации – вечное планирование. Выглядит довольно продуктивно: вы составляете чек-листы с делами, думаете, как разумно распределить задачи, обговариваете новые дедлайны и т. д. При этом по конкретным делам не двигаетесь совершенно, но иллюзия деятельности сохраняется – вроде же работаете!

Вместо этого: выделить другое время для планирования. Работа – отдельно, планирование – отдельно. Принимаются только конкретные практические шаги в сторону выполнения задач, а не подготовительные чек-листы и манипуляции в календаре.