Успешный руководитель проекта

© Волщуков Ю., 2017

© ООО «Омега-Л», 2017

© ООО «1000 бестселлеров», 2017

© ООО «Книжкин Дом», оригинал-макет, 2017

Предисловие

Здравствуй, уважаемый читатель!

Меня зовут Юрий Волщуков.

Уже много лет я работаю в области автоматизации различных видов человеческой деятельности. Моя специализация затрагивает следующие области знаний: автоматизация технологических процессов, автоматизация производственной деятельности и управление проектами в указанных областях.

Начиналось все с 1990 года, когда я связал свою профессиональную деятельность с педагогической и научной работой на кафедре промышленной кибернетики и систем управления Магнитогорского государственного технического университета. С тех пор моя работа связана с обучением студентов, пользователей и разработчиков различным аспектам проектирования, программирования и вводом в действие автоматизированных систем управления в производственных подразделениях предприятий различного вида деятельности.

Сегодня одним из важнейших факторов успеха в любой области становится взаимодействие – как людей, так и различных информационных, автоматизированных систем на гранях соприкосновения технологий, эмоций, знаний. Без системного подхода проектирования такие сложные системы уже не рождаются и не работают.

Руководитель проекта, не владеющий системным взглядом на свою деятельность, обречен. В книге в очень сжатом виде дается описание основных моментов, на которых руководитель проектов должен акцентировать свое внимание, и их взаимосвязь по ходу исполнения проектов.

Выгоды для читателя:

Как перестать зависеть от уникальных особенностей проекта, выполнять их в срок и за реальные деньги? Вы узнаете, прочитав книгу.

Вы завтра приступаете к работе руководителя проекта. С чего начинать, как систематизировать свою работу? Вы узнаете, прочитав книгу.

Как работать с заказчиком? На что обращать внимание в первую очередь? Как заранее увидеть опасность кризиса на проекте? Вы узнаете, прочитав книгу.

Книга особенно рекомендуется тем, кто только начинает свою работу в качестве руководителя проектов. Полезна будет и тем, кто хочет разобраться, почему не получается сдать проект вовремя и уложиться в согласованную смету?

Руководитель проекта. Кто он?

Попробуем разобраться, кто же такой руководитель проекта, какие его основные функции и обязанности. Существует множество трактовок в разных справочниках, электронных и книжных изданиях. Постараемся оттолкнуться от официального понимания термина. Возьмем за основу значения двух слов: «руководитель» и «проект». Слово «руководитель» часто ассоциируется с образом начальника, который всех «строит», заставляет выполнять определенную работу с единственной целью – добиться результата, исполнения поставленных перед исполнителем задач и в итоге – завершения проекта в целом. Если мы посмотрим «Словарь практического психолога» (от 1998 года, издательство «Харвест», автор С. Ю. Головин), в нем приводится следующая трактовка:

Руководитель – лицо, на которое официально возложены функции управления коллективом и организации его деятельности. Несет юридическую ответственность за функционирование группы (коллектива) перед назначившей (избравшей, утвердившей) его инстанцией и располагает строго определенными возможностями санкционирования – наказания и поощрения – подчиненных для воздействия на их производственную (научную, творческую и пр.) активность.

Очень важное примечание, о котором говорится в этом же словаре: «лидер» и «руководитель» не обязательно соединяются в одном человеке. В отличие от лидера, руководитель обладает формально регламентированными правами и обязанностями, а также представляет группу (коллектив) в других организациях.

Таким образом, ключевой момент: руководитель – это лицо, на которое официально возложены функции управления коллективом и организация его деятельности.

Из данного определения мы понимаем, что существует официальный документ, фиксирующий полномочия руководителя. На основании этого документа руководитель несет ОФИЦИАЛЬНУЮ юридическую ответственность за функционирование коллектива, которым он управляет, перед группой людей или организацией, которые назначили данного человека руководителем.

Руководитель проектов обладает ОФИЦИАЛЬНЫМИ ПРАВАМИ, позволяющими ему представлять интересы группы людей в различных структурных подразделениях у заказчика и у исполнителя.

Соответственно, на руководителя официально возложили и возможности проведения санкций: поощрение, наказание для успешного функционирования всей группы.

Теперь разберем слово «проект». Оно предполагает реализацию чего-либо в будущем, хотя начинается действие в настоящем.

У проекта есть несколько понятий. Часто под этим словом подразумевается просто набор документации: конструкторской, технической, организационной, работа по которой (исполнение) позволяет получить результат. Мы же будем говорить про проект с точки зрения достижения желаемого результата.

Пример:

Вы решили у себя дома сделать перепланировку, заложить двери в одну комнату и разместить вход в другом месте. Можно сказать, что это проект реализации нового дверного проема, потому что весь процесс требует сразу множества различных работ, которые нужно выполнить для получения результата. Именно в этом контексте мы будем рассматривать слово «проект» – как совокупность всех действий, организационных, технических и информационных мероприятий для того, чтобы перейти из точки «А» в точку «Б». Обращаясь к нашему примеру, переход из текущего состояния планировки к тому моменту, когда в комнате появится новая дверь.

Ключевые моменты:

Проект – понимание главной цели, достижение которой будет означать его выполнение и передачу результата заказчику. Обращаю внимание, что выполнение не означает принятие результата. Выполнение должно быть подтверждено и принято.

Приказ о назначении руководителя проекта – документ, который определяет ваше место в иерархии взаимоотношений во внутренней среде предприятия, где вы работаете, и во внешнем окружении, определяя отношение заказчика к вам. Обращаю внимание, что данный факт важен на начальном этапе. В дальнейшем только ваша квалификация и усилия в данном направлении определяют: либо вы развиваете данное отношение, либо нет.

Резюме:

Таким образом, руководитель проекта – это человек, который уполномочен кем-либо для реализации задач конкретного проекта. Его ГЛАВНАЯ ЗАДАЧА – организовать работу разных людей и структур для выполнения тех задач, которые требуют своего исполнения в рамках достижения целей проекта.

Руководитель или менеджер проекта

В российской практике мы сталкиваемся с определениями «руководитель проекта» и «менеджер проекта», что вносит путаницу в головах соискателей и исполнителей по проектам. В чем разница? Давайте попробуем разобраться.

Отмечу, что приводимые понятия отличаются только на русском языке. Как только вы начнете делать визитку на английском языке, вам придется использовать термин manager. Зарубежная теория управления строится именно на классике менеджмента (т. е. управления). И у любого менеджера есть границы «дозволенного».

Понятие «руководитель» у наших людей не вызывает сомнения: руководитель – это человек, которому подчиняется группа людей, он понимает, что нужно делать, он «рулит» всеми, назначает задачи, проверяет их исполнение, распоряжается ресурсами и так далее. Таким образом, в нашей практике термин «руководитель проекта», как правило, используют в тех случаях, когда хотят подчеркнуть, что данный специалист отвечает за «все» по данному проекту.

Понятие «менеджер проекта» пришло к нам с Запада и накладывает свой специфический отпечаток, который не совсем точно коррелируется с понятием «руководитель». Другими словами, менеджер (англ. manager) – управленец, он управляет процессом в определенных рамках. Очень существенное отличие менеджера от руководителя (в контексте именно нашего российского мышления) в том, что менеджер не принимает ключевых решений, которые находятся в «пограничной зоне» за пределами его компетенции. Границы руководителя, как правило, шире.

Конечно же, менеджер менеджеру рознь. Существует четкая иерархия у менеджеров со своими границами и уровнями полномочий. У нас же слово «руководитель» практически всегда охватывает смежные зоны ответственности, при этом не детализируя их подробно, предполагая либо воспитывая у соискателя интуицию к действию в нужный (критический) момент времени. Именно эта особенность в организационном плане и вносит существенные отклонения во взаимоотношения между руководителем проекта и группой лиц, назначивших его.

Должен отметить, что данное явление не является повсеместным. Оно зависит от особенностей управления внутри организации, квалификационного уровня управленцев как на стороне заказчика, так и на стороне исполнителя.

Пример:

Представим себе проект, на который выделен определённый бюджет. В процессе проектирования и детализации требований заказчика выясняется, что требуются дополнительные работы, которые не учитывались при оценке затрат. Соответственно, выделенной суммы не хватит на успешную реализацию целевой задачи проекта. Здесь и проявится существенная разница в действиях между руководителем и менеджером. Руководитель может принять решение изменить финансирование или, например, перераспределить ресурсы и добиться варианта решения данного вопроса. Менеджер, как правило, ограничивает свою деятельность узкими рамками и самостоятельно опасается принять и добиться решений на своем уровне. То же самое касается вопроса изменения состава участников команды. Менеджер проекта не решается самостоятельно изменить эту группу людей, а руководитель это делает и добивается результата.

Ключевые моменты:

Границы полномочий – зона ответственности руководителя проекта, и особенно важно ее понять, проговорить, прописать в смежных областях.

Резюме:

При формировании вашего согласия стать руководителем проекта необходимо выяснить, каковы границы ваших полномочий, можете ли вы варьировать сумму бюджета и в каких пределах, можете ли вы менять людей, которые в проектную группу включены. Именно на данном шаге вы должны понять, куда вас сдвигают: в сторону руководителя проекта или менеджера проекта. И от вас самих будет зависеть в дальнейшем, в каком направлении вы будете двигаться.