Ключевые идеи книги: Бизнес со скоростью мысли. Как добиться успеха в цифровую эру. Билл Гейтс

Оригинальное название:

Business @ the Speed of Thought: Succeeding in the Digital Economy

Автор:

Bill Gates

www.smartreading.ru

Информационный поток – кровеносная система бизнеса

Успех или провал: все зависит от того, как вы собираете и используете информацию.

Билл Гейтс

Как любому живому организму, организации нужна внутренняя коммуникационная система, объединяющая все процессы. Организация функционирует эффективнее, когда она подкреплена здоровой «нервной системой», которая немедленно посылает сигнал в нужный орган. Цифровая «нервная система» объединяет все процессы организации, делая их прозрачными и доступными любому пользователю. Компании важно связать все бизнес-процессы, особенно те, в которых задействованы разные подразделения.

Отдел продаж должен иметь свежие данные о сроках поставки продукта перед заключением договора на большую партию, отделу производства нужны данные о продажах того или иного товара, чтобы корректировать график производства, а менеджерам компании нужны данные из обоих отделов плюс масса других данных.

Нужные данные есть в любой организации, но из-за отсутствия цифровой «нервной системы» эти данные часто недоступны тем, кто может их эффективно использовать: продавец в магазине может месяцами сталкиваться с проблемой, которая решается на уровне регионального менеджера, при этом менеджер просто не знает о проблеме, которая могла бы быть решена за 10 минут.

Ответьте на следующие вопросы:

▶ Что покупатели думают о вашем продукте? Что они хотели бы изменить? Какие опции хотели бы добавить?

▶ С какими проблемами сталкиваются партнеры при продаже вашего продукта или при взаимодействии с вами?

▶ Кто ваши более успешные конкуренты и почему они более успешны?

▶ Готовы ли вы отреагировать на изменение запроса покупателя?

▶ Каковы новые рынки, на которые вы могли бы выйти?

Цифровая «нервная система» не гарантирует правильных ответов на эти вопросы, но она освободит вас от бумажной волокиты и позволит доставить информацию с нижних уровней организации в центр управления. Самое главное – она позволит сделать это быстро.

Доступ к информации должны иметь все сотрудники компании, не только высший руководящий состав. Руководству компании важно видеть все в мелких деталях – особенности работы в каком-то из регионов, статистику по отдельному продукту и т. п. В то же время понять причины роста или провала, оценить эффективность маркетинговой программы, проанализировать расходы – задача менеджеров среднего звена. Менеджерам нужны точные данные, они не должны ждать, пока информация будет доставлена к ним от вышестоящих сотрудников.

Признаки здоровой цифровой «нервной системы»:

▶ Своевременное получение нужной информации менеджерами среднего звена. Например, они должны получать автоматическое уведомление о превышении расходов и реагировать на него, вместо того чтобы тратить массу времени на постоянное изучение отчетов о расходах.

▶ Ценные идеи от менеджеров среднего звена. Имея доступ к точным данным, сотрудники получают возможность детально продумать, как улучшить тот или иной процесс.

▶ Эффективность личных встреч и совещаний. Не нужно проводить совещания для обмена данными, гораздо эффективнее поделиться этими данными заранее по email, чтобы у каждого участника было время оценить информацию и выработать идеи.

Цифровая «нервная система» позволяет максимально использовать человеческий мозг, сокращая физические усилия. Она способна полностью изменить привычный бизнес-процесс, освободив сотрудников от бессмысленной бумажной работы.

В 1996 году Билл Гейтс выяснил, что в его компании было напечатано 350 тысяч бумажных копий отчетов о продажах. Полное переформатирование документооборота компании позволило сократить количество бумажных форм с 1000 до 60, которые используются во всех офисах Microsoft по всему миру. Экономия от использования электронных форм составила около $40 млн за первые 12 месяцев.

Помимо очевидной финансовой выгоды использование цифровых инструментов дает и другие преимущества:

▶ Необходимость авторизовать каждое действие позволяет избежать случайных ошибок.

▶ При отправке товара адрес доставки вводится компьютером, исключая возможность ошибки при заполнении вручную.

▶ Вся переписка с поставщиками задокументирована, цены утверждены заранее и не могут неожиданно измениться.

▶ Поставщики быстрее получают оплату, что стимулирует их поставить товар как можно раньше.

В Microsoft используют «правило яйца всмятку»: сотрудник не должен тратить больше трех минут на то, чтобы воспользоваться любым административным инструментом. Освободившись от бумажной работы, сотрудники смогут использовать это время на выполнение более творческих задач. Предоставляя сотрудникам качественные цифровые инструменты, вы также посылаете им важное сообщение: они понимают, что компания ценит их время и знания, освобождая от рутинных обязанностей.

Победит тот, кто создаст современную цифровую «нервную систему», внутри которой информация будет оперативно доставлена в нужную область. Когда информация начнет перемещаться внутри компании с такой же легкостью и естественностью, как человеческая мысль, и вы сможете управлять командой так же, как одним человеком, можно утверждать, что ваша идеальная цифровая «нервная система» создана. Это и есть бизнес со скоростью мысли!