Предисловие.
Дорогие читатели, в данном пособии мы не будем вдаваться в историю появления трудовых книжек, законодательство прошлого века и в информацию, не влияющую на вашу непосредственную кадровую работу. Здесь вы увидите только самый важный, структурированный и понятный (с образцами) материал. В первой части пособия мы рассмотрим правила ведения и хранения бумажных трудовых книжек. Во второй части пособия мы рассмотрим особенности ведения электронных трудовых книжек и ошибки, с которыми мы можем столкнуться в работе.
Глава 1. Трудовая книжка в бумажном варианте.
.1.
Основные моменты по ведению трудовых книжек
Трудовая книжка, бумажная или электронная, на данный момент является основным документом о трудовой деятельности работника, подтверждающим трудовой стаж. Введение электронных трудовых книжек в 2020 году несколько облегчило жизнь всем, кто ведет кадровый учет (наверное). Но бумажные трудовые книжки все еще в ходу, и мы будем работать с ними еще не одно десятилетие. Поэтому правила по ведению и хранению бумажных трудовых книжек все также актуальны для нас.
Что говорит нам Трудовой кодекс по поводу трудовых книжек?1
Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже.
Трудовые книжки обязаны вести все работодатели, кроме работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Что это значит? Даже если работодатель – индивидуальный предприниматель, даже если у него работает один человек, трудовую книжку все равно нужно вести. От ведения трудовых книжек освобождаются только работодатели – физические лица. Например, вы как физическое лицо, оформляете трудовые отношения с няней для своих детей. Тогда трудовую книжку не ведем.
Трудовые книжки ведутся на всех, кто проработал в компании более 5 дней. Что это значит? Это значит, что трудовую книжку нужно оформить (внести запись в трудовую книжку) на 6-й день работы. Если работник проработает менее 5 дней, то работодатель возвращает ему трудовую книжку без записи о приеме и увольнении. Возникает вопрос, можно ли оформить трудовую книжку в первый день работы? На сайте Онлайнинспекция.рф есть ответ на этот вопрос. По мнению представителей Роструда работодатель может завести трудовую в первый день работы сотрудника, ответственности за это никакой нет. Но будем помнить, что ответы на сайте Онлайнинспекция.рф не являются официальным разъяснением Трудового кодекса.
Трудовые книжки не ведутся на совместителя. Трудовая книжка совместителя ведется и оформляется по основному месту работы. Некоторые работодатели на основании этого пункта пытаются освободить себя от обязанности вести трудовые книжки. Оформляют договоры с сотрудниками как с совместителям. Это ошибка в ведении кадрового делопроизводства. Напомню, что совместитель, это сотрудник, который трудится в свободное от основной работы время. Это значит, что совместитель по определению должен иметь основное место работы, на котором ведется его трудовая книжка. Если основной работы нет, то и совместительства тоже нет.
Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по желанию работника. Такую запись вносит работодатель на основном месте работы на основании документов, предоставленных работником.
В трудовую книжку вносятся сведения о приеме, переводе, увольнении и награждениях. Внести в трудовую книжку запись о проступке (если только этот не увольнение) нельзя.
Трудовая книжка дистанционного работника оформляется как обычно. При этом по соглашению сторон запись в трудовую книжку может не вноситься.
Трудовые книжки ведутся в соответствии с порядком, который установлен Законодателем. Основной документ, утверждающий порядок ведения трудовых книжек, это Приказ Минтруда России от 19.05.2021 N 320н "Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек".
.2.
Бланки трудовых книжек и вкладышей
Приказом №320н утверждены новые бланки трудовых книжек. Зачем ни нам нужны? Ведь с 2021 года сотрудникам, которые впервые устраиваются на работу, бумажные трудовые книжки оформлять не нужно. Да, это действительно так. У таких сотрудников будет только электронная трудовая книжка.
При этом новые бланки трудовых книжек и вкладышей к ним все еще нужны. Мы должны их закупить и поддерживать количество чистых бланков в необходимом количестве. Бланки трудовых книжек мы будем использовать для оформления дубликатов трудовых книжек, а вкладыши будем оформлять для тех, у кого закончилось место для записей в бумажной трудовой книжке.
Отметим, что при наличии в организации определенного количества старых бланков трудовых книжек и вкладышей в них, мы будем использовать старые, а новые бланки закупим только после того, как старые бланки закончатся2.
Остановимся отдельно на закупке трудовых книжек и вкладышей к ним. Трудовые книжки и вкладыши – это бланки строгой отчетности, которые нужно закупать либо у изготовителя, либо у распространителей, информация о которых размещается на официальном сайте изготовителя в Интернете3. Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним приобретаются по накладным. Затем оформляются у работодателя в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Как правило такая книга ведется в бухгалтерии и по заявке отдела персонала бланки выдаются в отдел персонала, для оформления дубликата трудовой книжки или для оформления вкладыша в трудовую книжку. Таким образом соблюдается строгая отчетность по бланкам.
Все бланки трудовых книжек и вкладышей заполняются ответственным лицом, на которого возложена такая ответственность приказом руководителя, или самим руководителем организации.
.3.
Заполнение трудовой книжки
Основные моменты по заполнению трудовых книжек4:
Все записи вносятся на русском языке. Это значит, что внести должность в формате HR-менеджер не получится, поскольку использован иностранный язык.
Все даты производятся арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ
Запись вносится ручкой или с помощью штампа. Ранее (до сентября 2021 года) внесение записей с помощью штампов не предусматривалось, а теперь этот момент законодательно закреплен. Можно штампом проставить любую запись в трудовой книжке.
Все записи вносятся без сокращений, даже общепринятых. Например, мы будем писать: “Трудового кодекса Российской Федерации” вместо “ТК РФ”.
.3.1.
Заполнение титульного листа5
Титульный лист заполняется на основании документов работника.
Образование заполняется на основании документов об образовании.
В случае изменении фамилии одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и над старой фамилией записывается новая фамилия. Ссылка на документ, на основании которого внесена новая фамилия (или имя) делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется подписью лица, ответственного за трудовые книжки, и печатью организации (если она есть). Например, сотрудник Степанова изменила фамилию на Иванова. Фамилию «Степанова» зачеркнем одной чертой. Над зачеркнутой фамилией напишем «Иванова». На внутренней стороне обложки трудовой книжки напишем: «Фамилия «Степанова» изменена на фамилию «Иванова» на основании свидетельства о заключении брака серия, номер, от 00.00.0000 года, выданного отделом ЗАГС. Менеджер по кадрам подпись/Круглова И.К.» И заверим подпись печатью.
Отметим, что это единственный случай, когда в трудовой книжке можно что-то зачеркнуть.
В случае изменения данных об образовании, профессии, новые сведения заполняются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.
.3.2.
Внесение записи о приеме6
Запись о приеме вносится не позднее 5 рабочих дней с момента приема.
В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).
Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.
В графе 3 делается запись о приеме в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), наименование должности.
В графу 4 вносим дату и номер приказа или иного решения работодателя, на основании которого работник принят на работу. В случае, если работодатель отказался от приказов на прием, то в 4ю графу нужно внести реквизиты трудового договора. В случае приема на работу генерального директора в графе 4 укажем реквизиты документа, наделяющего генерального директора полномочиями.
№
Дата
Сведения о приеме на работу, о переводах и об увольнении
На основании чего внесена запись
число
месяц
год
1
2
3
4
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
(ООО «Ромашка»)
09
01
03
2024
Принята в отдел продаж на должность
Приказ № 23-к
менеджера по продажам
от 01.03.2024 года
.3.3.
Перевод на другую работу7
В графу 1 ставится следующий порядковый номер.
В графу 2 – дата перевода.
В графу 3 вносится запись о переводе в структурное подразделение или на другую должность. “Переведен в отдел персонала на должность менеджера по персоналу”.
В графе 4 указывается приказ (или иной документ), на основании которого осуществлен перевод.