Death by Meeting. A Leadership Fable...About Solving the Most Painful Problem in Business

#некнижныйблогерЦитата: «Самая лучшая новость: для тех организаций, которые сумеют преобразовать мучительные совещания в эффективные, награда превзойдет любые их ожидания: возникнет интерес к работе и умение быстро принимать наилучшие решения, ведущие к прекрасным результатам».Впечатление: Книгу для себя я открыла после обучения я М. Батырева. Так как нашла ее на раскладке у мифа. Само название сразу меня порадовало, и да я, наверное, ошибочно подумала, что автор даст инструмент к тому, как сократить кол-во совещаний в рабочей среде (это тема набивает сейчас оскомину у нас в компании). Но книга превзошла ожидания и помогла мне взглянуть иначе на собрания, которые провожу лично я, в своем подразделении, потому что есть что поменять и есть к чему стремиться, если, конечно я хочу, чтобы «совещание», как рабочий инструмент стал эффективно выполнять свою функцию.В общем достаточно неплохой такой нон-фикшен на небольшом количестве страниц.Для себя взяла следующее:1) Совещание это отличный, эффективный инструмент если правильно им пользоваться;2) Все совещания можно разделить на 4 основных вида: –Ежедневная пятиминутка;–Еженедельная тактика;–Ежемесячная стратегия;–Ежеквартальное.У каждого из этих типов совещаний-своя функция и свой «план» проведения.3) Совещание должно быть структурировано и иметь четкую цель;4) На совещаниях должна быть разобран конфликт, иначе оно будет просто не продуктивным.О чем книга: Книга о таком рабочем инструменте, как «совещание», разбирается его структура, на примере выдуманной ситуации и организации. Книга ен призывает отменить совещания, а скорее модифицировать их под специфику организации и устранить неэффективный элемент.Читать\не читать: читать для работы

По мнению автора, существует две самые распространенные проблемы, почему совещания так часто неэффективны и даже ненавистны:Проблема 1. Недостаток драматизма.Совещания совсем не должны быть скучными. Конструктивные конфликты и дискуссии добавляют жизни и динамики любой встречи. Наоборот, плохой показатель – если команда просто пассивно слушает и не вносит ничего нового в ход совещания. Для подогревания умеренного драматизма ведущий совещания может проиллюстрировать опасности, следующие за плохим решением, подчеркнуть угрозы и негативные последствия для организации.Важно, чтобы коллектив был вовлечен, осознавал последствия, а также свой вклад в развитие ситуации.Тогда дискуссия должна завязаться сама собой.Проблема 2. Отсутствие контекстуальной структуры или совещания – рагу.Такие совещания включают в себя всевозможные виды вопросов и актуальных задач – тактические моменты, стратегические задачи, текущие проблемы, все в разном приоритете и в разной степени актуальности. За ограниченное время во время таких совещаний возникает больше вопросов чем ответов и соответственно времени на полноценную дискусию и принятие решений не остается.Автор предлагает решить эту проблему путем введения четырех видов совещаний в зависимости от контекста:Ежедневные пятиминуткиПризваны дать представление коллективу, что над чем работает команда в регулярном режиме. Помогают выявить и скорректировать ежедневные приоритеты, сэкономить время на электронную переписку по поводу «кто что делает» в течение дня.Еженедельные тактические совещанияДлительность таких совещаний не должна превышать 1.5 часов и должна включать такие моменты:Блиц – быстрый отчет, во время которого участники по очереди называют два­-три своих приоритета на неделю. Каждый должен уложиться в одну минуту и быстро описать, что ему предстоит сделать.Обзор результатов деятельности – отчет о важнейших параметрах деятельности: выручке, затратах, удовлетворенности клиентов, материальных запасах. У каждой компании список может быть индивидуальный, в зависимости от специализации. Повестка в реальном времени – лишь после первых двух пунктов рекомендуется определится со списком наиболее актуальных вопросов для обсуждения (но не до совещания, когда эти вопросы не раскрыты).Ежемесячные стратегические встречиТакие встречи предназначены для анализа и дебатов касательно наиболее важных стратегических задач.Рекомендуется выносить одну-две темы для полного погружения в суть проблемы.Ежеквартальные выездные обзорыВыездные совещания позволяют руководителям отвлекаться от ежедневных задач и более целостно посмотреть на бизнес и его долгосрочные перспективы. К примеру: полноценная оценка стратегии, оценка руководящей команды, оценка коллектива, оценка конкурентов.Для удобства есть замечательная табличка с кратким изложением сути каждой встречи:В заключение скажу, что подход вполне практичный и универсальный. Спасибо Патрику за еще одну полезную книгу.