Конструктор делового письма. Практическое пособие по эффективной бизнес-переписке
![Конструктор делового письма. Практическое пособие по эффективной бизнес-переписке](https://aldebaran.ru/pub/c/cover_250/9237258.jpg)
000
ОтложитьЧитал
Все права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав.
© Саша Карепина, текст, 2015
© Оформление. ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2015
* * *
Эту книгу помогли сделать лучше:
● Алмара Кулиева
● Константин Локшин
● Илья Илюшечкин
● Катерина Милашевич
Отдельное спасибо Дарье Алексеевой за ценные предложения по формату схем-резюме в конце каждой главы и дизайнеру Петру Полетаеву – за то, что придумал, как весь объем информации визуально представить в книге.
Вступление
О чем эта книга
Сначала периодическая система приснилась Пушкину, но он ничего не понял, и ей пришлось присниться Менделееву.
Бородатая шутка
Говорят, историю о том, что периодическая система элементов явилась ему во сне, Менделеев придумал для навязчивых журналистов, а на самом деле идея упорядочить элементы по их атомной массе пришла ученому за завтраком. Впрочем, не важно, как именно появилась эта система. Меня всегда завораживала ее целостность. «Ряды» и «колонны» химических элементов позволяли разом увидеть все, что нас окружает, и обнаружить, что все подчиняется единой стройной логике.
С тех пор как я стала обучать занятых взрослых людей хитростям деловой переписки, меня не покидала мысль: вот было бы здорово упорядочить все техники и приемы делового письма так же, как Дмитрий Иванович упорядочил элементы! Дать какое-то наглядное представление, образную конструкцию, «этажерку», где идеи раскладывались бы по полочкам…
Мысль стала постепенно материализовываться, и одна за другой придумались таблицы и схемы, из которых в конце концов собралась книга. Позвольте вам эту книгу представить!
Сколько в мире разновидностей деловых писем? Да великое множество! В этом безбрежном море легко утонуть, так и не разобравшись, как же писать деловые письма, поэтому в книге мы будем использовать простую, но эффективную классификацию. Все письма мы разобьем на шесть категорий: информирующие, убеждающие, продающие, а также отказы, претензии и возражения. Пример для каждой из категорий приведен на схеме ниже.
![](/pub/t/9237258.json/i_001.png)
ИНФОРМИРУЮЩЕЕ
Мы провели исследование и сообщаем адресату его результаты.
УБЕЖДАЮЩЕЕ
Мы убеждаем поставщика дать нам скидку или отгрузить товар быстрее.
ПРОДАЮЩЕЕ
Мы составляем КП, предлагаем в письме товары или услуги.
![](/pub/t/9237258.json/i_002.png)
ОТКАЗ
Адресат просит увеличить лимит по карте. Мы вынуждены отказать.
ПРЕТЕНЗИЯ/ВЫГОВОР
Партнер постоянно нарушает сроки поставки материалов. Мы требуем ввести порядок с поставками.
ОТВЕТ НА ПРЕТЕНЗИЮ
Нас обвинили в непрофессионализме, мы защищаем свое честное имя.
Цель информирующего письма – просто донести до читателя факты. Цель убеждающего – побудить с помощью фактов к каким-то действиям. Цель продающего – естественно, добиться покупки. При этом отношение читателя к нашему сообщению может быть и позитивным, и нейтральным, и негативным в зависимости от ситуации.
Цель отказа, само собой, отклонить просьбу читателя. Цель претензии или выговора – сообщить, что читатель неправ. Ответ на претензию предназначен для того, чтобы признать свою вину или отказаться от обвинений. И последним трем видам писем адресат никогда не бывает рад. Отказы, претензии и ответы на претензии можно смело назвать негативными посланиями.
Какие бы письма вы ни писали, они гарантированно попадут в одну из шести категорий. Вы отчитываетесь перед клиентом о проделанной за его деньги работе? Ваш отчет можно отнести к информирующим письмам. Вы запрашиваете у деловых партнеров какую-то информацию, которую они могут дать, а могут и не дать? Ваше письмо логично считать убеждающим. Вы указываете смежникам на недоработки? Можно считать, что речь идет о претензии и так далее.
Первые две главы книги будут посвящены общим принципам написания писем, справедливым для любого типа переписки. В остальных шести мы разберемся в особенностях каждого из типов в отдельности и рассмотрим несколько наглядных примеров соответствующих писем. Так что если вы сомневаетесь, к какой категории правильнее отнести ваше конкретное письмо, загляните в нужные главы и решите, на какие из приведенных примеров оно больше похоже.
Кстати, о примерах – в книге их будет много, и все «по мотивам» реальных писем. Что значит «по мотивам»? Сейчас объясню. За много лет преподавания в моей копилке собралось множество типичных, показательных писем – коммерческих предложений, претензий, отказов или, скажем, требований к должникам. Проще всего было бы включить эти письма в книгу как есть – но, узнав себя, авторы и адресаты могли бы обидеться, а то и вовсе обвинить меня в разглашении конфиденциальной информации.
Поэтому мне пришлось отредактировать письма – заменить в них названия компаний, товары, отрасли бизнеса вымышленными аналогами. Получились примеры, с одной стороны, настоящие, а с другой – придуманные, не имеющие прямой связи с реальными предприятиями и людьми. Правда, в результате в тексты проникли вовсе небывалые вещи – типа «станков для сухой прессовки металла» или «фестиваля “Молодые голоса” в Саратове». И теперь читатели порою пеняют мне, что я «не понимаю, о чем пишу» и «не разбираюсь в вопросе».
Если и вам в наших примерах бросится в глаза что-то несуществующее в природе, не спешите кричать: «Безобразие!». Примеры придуманы, чтобы показать в действии структуру и стиль письма, а не протестировать ваше знание региональных фестивалей или металлургии. Так что смотрите в корень и не отвлекайтесь на мелочи.
На что же именно нужно смотреть? Каждый тип письма мы разберем на двух уровнях:
● Структура, план письма
● Тон, стиль письма
Попросту говоря, мы увидим, по какому плану надо писать то или иное письмо и какими словами и фразами.
Ну, кажется, я все рассказала. Пора приступать. Начнем, как обещано выше, с общих правил, а потом рассмотрим каждую из категорий деловых писем.
- Моя жизнь, мои достижения
- Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты
- Выбор сильнейших. Как лидеру принимать главные решения о людях
- Слон на танцполе. Как Герман Греф и его команда учат Сбербанк танцевать
- Пишем убедительно. Сам себе копирайтер
- Гарвардский метод переговоров. Как всегда добиваться своего
- Система Кудрина. История ключевого экономиста путинской России
- Как люди думают
- Яндекс.Книга
- Умение слушать. Ключевой навык менеджера
- 45 татуировок менеджера. Правила российского руководителя
- 12 недель в году. Как за 12 недель сделать больше, чем другие успевают за 12 месяцев
- Конструктор делового письма. Практическое пособие по эффективной бизнес-переписке
- Генерация прорывных идей в бизнесе
- Слушать нельзя указывать. Альтернатива жесткому менеджменту
- Открывая организации будущего
- На пределе. Узнай, на что ты способен, за неделю
- Голая статистика. Самая интересная книга о самой скучной науке
- Сырок. История моей жизни и бизнеса
- Стратегия голубого океана. Как найти или создать рынок, свободный от других игроков
- 45 татуировок продавана. Правила для тех, кто продает и управляет продажами
- Человек решающий. Как построить организацию будущего, где решения принимает каждый
- Совещания по Адизесу. Практическое руководство
- Софт за 30 дней. Как Scrum делает невозможное возможным
- Открытое мышление. Как выйти за пределы своей точки зрения
- Маркетинг от потребителя
- Ценные решения. Как работать с ценами, чтобы прибыль росла
- Измеряйте самое важное. Как Google, Intel и другие компании добиваются роста с помощью OKR
- Эпоха Agile. Как умные компании меняются и достигают результатов
- Искусственный интеллект на службе бизнеса. Как машинное прогнозирование помогает принимать решения
- Путь джедая. Поиск собственной методики продуктивности
- Сила Шакти. Единение женской и мужской энергии в бизнесе
- Тим Кук
- Вдохновленные
- «Большая четверка»
- Искусственный интеллект на практике
- Суперобучение. Система освоения любых навыков – от изучения языков до построения карьеры
- Интегральный коучинг
- Зона победы
- Та самая управляющая компания для девелопера. Как организовать работу сервисной компании
- Эффективный или мертвый. 48 правил антикризисного менеджмента
- Никаких правил. Уникальная культура Netflix
- Большие долговые кризисы. Принципы преодоления
- Сложные подчиненные. Практика российских руководителей
- Вооружение отделов продаж. Системный подход
- Цифровая трансформация. Как выжить и преуспеть в новую эпоху
- Лидер будущего. Как направлять энергию команды с помощью драйв-совещаний и фасилитации
- Мы – то, что мы делаем. Как строить культуру в компании
- Цели и ключевые результаты. Полное руководство по внедрению OKR
- Персональный ребрендинг. Как изменить свой имидж, сохранив репутацию
- Кибербезопасность. Что руководителям нужно знать и делать
- Будущее быстрее, чем вы думаете. Как технологии меняют бизнес, промышленность и нашу жизнь
- Змеи в костюмах. Как вовремя распознать токсичных коллег и не пострадать от их деструктивных действий
- Магия утра для предпринимателей. Как начинать свой день, чтобы поднять бизнес на новый уровень
- Вызов лидерства. Пять практик выдающихся руководителей
- Сложные решения. Как управлять бизнесом, когда нет простых ответов
- Подумайте еще раз. Сила знания о незнании
- Устойчивы к будущему. 9 правил для людей в эпоху машин
- Департамент здравого смысла. Как избавиться от бюрократии, бессмысленных презентаций и прочего корпоративного бреда
- Быть лидером. Правила выдающихся СЕО, политиков и общественных деятелей XXI века
- Мышление без слепых зон. 8 навыков для принятия правильных решений
- Юмор – это серьезно. Ваше секретное оружие в бизнесе и жизни
- Думай о смысле. Будни переводчика IT-текстов
- Персональная стратегия. Книга для тех, кто не знает, куда идти дальше
- Никогда не управляйте в одиночку и другие правила современного лидерства
- Агент влияния. Как использовать навыки спецслужб, чтобы убеждать, продавать и строить успешный бизнес
- Недвижимость на каждый день. Как строить, продавать и покупать
- Обратная связь. Как сказать все, что думаешь, и получить все, что хочешь
- БРРР!-ЭФФЕКТ. Пособие по решению нерешаемых задач в бизнесе и жизни
- Стратегии перемен. Как добиться выдающихся результатов в нестабильные времена
- Ставка на себя. Как увидеть возможности, не упустить их и построить карьеру мечты
- ИИ-2041. Десять образов нашего будущего
- Воодушевление отделов продаж. Инструменты нематериальной мотивации
- Работа, которая заряжает. Как не выгореть, занимаясь любимым делом
- Принципы экономики. Классическое руководство
- Анатомия мира. Как устранить причины конфликта
- Сила в доверии. Как создать и не потерять один из самых важных нематериальных активов компании
- В минусе или в плюсе. Руководство по достижению счастья, уверенности в себе и успеха
- Менеджмент во время шторма. 15 правил управления в кризис
- Ценные сотрудники. Как стать незаменимым и достигать целей вместе с компанией
- Принципы изменения мирового порядка. Почему одни нации побеждают, а другие терпят поражение
- Новые принципы делового общения. Как сфокусироваться на главном в эпоху коммуникативной перегрузки
- В потоке перемен. 8 принципов для сохранения устойчивости и процветания в условиях постоянных изменений
- Думай, решай, управляй! Как стать эффективным лидером и оставаться им в кризис
- ГЕН команды. Как построить успешный бизнес со своими сотрудниками
- Самый богатый человек в Вавилоне
- Взломай код общения. Как говорить убедительно, заключать выгодные сделки и влиять на людей
- Стратегия процветания. Новый взгляд на конкуренцию, развитие бизнес-экосистемы и лидерство
- Запомни это. Книга-тренинг по быстрому и эффективному развитию памяти
- Великая сила перемен. Три шага по лестнице значимых изменений к успеху
- Экспонента. Как быстрое развитие технологий меняет бизнес, политику и общество
- Трачу и приобретаю. Как управлять семейным бюджетом, чтобы жить в достатке
- Взлом стратегии. Начните с главного и получите результат
- Советы карьерного консультанта. Построить карьеру и сохранить стабильность в любой ситуации
- Съедобная экономика. Простое объяснение на примерах мировой кухни
- Гугл Драйв. Руководство по рабочей среде Google: от календаря до таблиц
- Сначала люди. Как найти тех, кто выведет компанию на новый уровень
- Эстетика как код бренда. Привлекайте клиентов совершенным бизнес-продуктом
- Взаимная лояльность. Легендарная стратегия искреннего привлечения клиентов
- Управляя компаниями будущего. Мышление полного спектра для развития бизнеса
- От одного пользователя до миллиона. Как успешные бренды и продукты наращивают аудиторию
- Не стойте в очереди за успехом. Достичь желаемого за один верный шаг
- Dasha Gauser: ДНК моды. Как стать fashion-дизайнером своего бренда
- Моя следующая версия – «Я 2.0». Осознанное управление профессиональным развитием
- Хочу свой бизнес. Предприниматель за 72 часа
- Лучшие среди великих. Почему одни компании адаптируются и процветают, а другие умирают
- Речевое обаяние. Улучшить речь за 10 минут в день
- Детский мир: перезагрузка. Реальная история компании, без которой у нас было бы другое детство
- Сильный бренд. От стратегии и бренд-дизайна до статуса и лидерства
- Культурный интеллект. Почему он важен для успешного управления и как его развить
- Почему никто не рассказал мне этого о деньгах раньше? Как стать финансово непобедимым
- Анализируй быстро, решай смело. 14 тактик для безошибочных действий
- Персональная инфраструктура. Книга для тех, кто собрался на самый верх
- Магия таблиц. 100+ приемов ускорения работы в Excel (и немного в Google Таблицах)
- Как люди убеждают. Влияние слова в переговорах, беседах и спорах
- Продуктовый маркетинг по любви. Как создавать и продвигать продукты-бестселлеры
- Главное правило мышления. Руководство по достижению любых целей от ментора мировых звезд спорта
- Не мешай своему будущему. Что изменить сейчас, чтобы не жалеть потом
- Как убедить тех, кого хочется прибить. Правила продуктивного спора без агрессии и перехода на личности
- Шесть гениев команды. Как способности каждого усиливают общий результат
- Авантюрист из Netflix. Как я нарушил все правила, устроил переполох в Голливуде и изменил будущее видеоиндустрии
- Движущая сила организации. Как восточная философия бизнеса помогает компаниям преодолевать кризисы и процветать
- Время делать бизнес. Извлечь максимальную выгоду и открыть новые возможности на российском рынке
- Не нанимайте ассистента, пока не прочитаете эту книгу
- От «Энигмы» до ChatGPT. Эволюция искусственного интеллекта и российская практика в образовании, медицине и бизнесе
- Душа машины. Радикальный поворот к человекоподобию систем искусственного интеллекта
- От предвидения к власти. Как ИИ-прогнозирование трансформирует экономику и как использовать его силу в своих целях
- ANTI-TIME-менеджмент. Система для тех, кто хочет строить работу вокруг жизни, а не наоборот
- Проектное управление. Как правильно делать правильные вещи
- Ценности Huawei: клиенты для бизнеса – прежде всего
- Маримо хочет спасти бизнес. Как маркетинг помогает понимать клиентов, обходить конкурентов и вести компанию к процветанию
- Почему Рэйса в стрессе? Как справиться с эмоциями на работе, найти себя и раскрыть свой потенциал
- Идеальный командный игрок. Как распознать и развить три ключевых качества
- 45 татуировок менеджера. Правила российского руководителя
- 45 татуировок продавана. Правила для тех, кто продает и управляет продажами
- Никаких правил. Уникальная культура Netflix
- Путешествия как инвестиция в себя. Источник изменений в жизни и бизнесе
- Крутой менеджер Сакигакэ. Как наладить коммуникацию, преодолеть сопротивление переменам и привести команду к успеху
- Как устроен ChatGPT? Полное погружение в принципы работы и спектр возможностей самой известной нейросети в мире
- SETTERS: Команды, которые меняют мир