Тайм-менеджмент на компьютере. Как управлять своим временем эффективно

Введение

Время – деньги… Чуть ли не с детства нам знаком этот популярный слоган. Однако реалии сегодняшнего дня таковы, что его можно поставить под сомнение.

Вы удивились? И совершенно напрасно. Никто не спорит с тем, что от времени в современных условиях зависит если не все, то почти все. И именно поэтому древнюю, как мир, поговорку можно перефразировать – например, так: «Время – это больше, чем деньги».

В современной России лишь относительно недавно стало уделяться некоторое внимание проблемам учета и организации личного времени (иначе говоря – тайм-менеджменту), и здесь мы существенно отстаем от развитых стран. Во многом это объясняется нашим менталитетом: согласитесь, одно дело – это, например, немец, американец или японец, чья педантичность широко известна, и другое – русский человек, для которого опоздание на работу (в школу, на свидание, и т.д.) чуть ли не в порядке вещей.

Однако в последнее время теории тайм-менеджмента находят в России все большее и большее применение. Образ современного делового человека предполагает не только наличие высшего образования, широкого кругозора, знакомства с компьютером и т.д., но и умение грамотно и рационально распоряжаться своим временем.

Следует упомянуть о распространенном ошибочном мнении, которое возникает у людей, когда речь заходит об организации личного времени. Суть его заключается в том, что процесс планирования и учета личного времени представляется невероятной скукой и необходимостью постоянно контролировать себя («пришел после работы – и до глубокой ночи фиксируешь, сколько и где ты пробыл сегодня, и где и во сколько ты должен быть завтра, и так постоянно, вместо полноценного отдыха в кругу семьи»).

Такое мнение ошибочно. Современные методики тайм-менеджмента позволяют в короткие сроки организовать свою жизнь таким образом, что проблема нехватки времени решится сама собой. А если учесть, что для автоматизации тайм-менеджмента сегодня существует много специально предназначенных программных разработок (некоторые из них рассматриваются в данной книге), то планирование и учет личного времени превращается в увлекательный процесс, результатом которого станет высокая самоорганизация и возможность решать много задач за небольшой промежуток времени.

Содержимое данной книги можно условно разделить на две части: в первой рассматриваются основные теоретические положения и аспекты тайм-менеджмента, во второй приводится описание программных продуктов, ориентированных на реализацию возможностей тайм-менеджмента.

Глава 1.
Общая идеология тайм-менеджмента

В данной главе мы узнаем, что представляет собой современный тайм-менеджмент, какие его цели и задачи, а также с чего начинать использование тайм-менеджмента.

Что такое тайм-менеджмент?

В настоящее время среди специалистов не наблюдается единства мнений насчет того, что же следует считать тайм-менеджментом. Одни считают, что тайм-менеджмент – это процесс организации и управления исключительно деловым временем. По мнению других, полноценный тайм-менеджмент должен охватывать не только деловое, но и личное время человека. Третьи утверждают, что каждый человек самостоятельно для себя определяет, какое время он должен планировать (например, это может быть часть делового и часть личного времени), поэтому понятие «тайм-менеджмент» достаточно размытое, и т.д.

В этой книге мы будем руководствоваться следующим определением: тайм-менеджмент – это процесс, направленный на осознанное и ответственное использование своего времени (делового, личного и др.), позволяющий ставить осмысленные цели и достигать их за минимальные промежутки времени.

В большинстве случаев процесс тайм-менеджмента включает в себя следующие составные элементы: управление эмоциями и работоспособностью, расстановка приоритетов, фиксирование и постановка задач, достижение поставленных целей, подведение итогов. Остановимся подробнее на каждом из них.

Управление эмоциями и работоспособностью

Умение управлять своими эмоциями и работоспособностью – это необходимое условие успешной реализации тайм-менеджмента.

Не является секретом тот факт, что большинство людей, занимающихся творческой деятельностью (поэты, художники, музыканты и т.д.), не отличаются пунктуальностью: они часто опаздывают на встречи, могут забыть выполнить обещание, и т.д. Причиной этому во многом является то, что они живут как бы «в своем мире», что называется – «плывут по течению». Если говорить иначе, то такие люди не умеют управлять своими эмоциями – скорее наоборот, эмоции управляют этими людьми; при этом их работоспособность напрямую зависит от эмоционального состояния.

Нельзя сказать, что это плохо – ведь во многом благодаря именно такому укладу жизни, образу мышления, мировоззрению этих людей мы получаем непревзойденные шедевры искусства (картины, музыкальные произведения, скульптуры, и т.д.).

Но при всем этом с такими людьми трудно (а иногда – просто нереально) иметь деловые отношения. Один из наиболее типичных представителей людей такого склада – великий Леонардо да Винчи.

Однако в современном деловом мире не просто важно, а жизненно необходимо уметь управлять своими эмоциями – в противном случае ни о каком успехе не может быть и речи. Это неудивительно – если у вас сегодня «нет настроения» работать и вы не можете себя заставить ничего делать, то, если вы – предприниматель или бизнесмен, шустрые конкуренты моментально оставят вас не у дел, а если наемный работник – руководство наверняка найдет себе более дисциплинированного специалиста. И наоборот – если у вас вдруг в воскресение или на Новый год проснулся «рабочий зуд», который вы не можете унять – здесь тоже нет ничего хорошего: кому нужно ваше желание поработать в выходной или на праздник, за исключением редких случаев? Важно уметь перенести это желание на ближайший рабочий день – от этого будет польза и вам, и тем, с кем вы работаете.

Иначе говоря, чтобы заниматься тайм-менеджментом, необходимо достичь определенного уровня самоорганизации и самодисциплины.

На работоспособность многих наших соотечественников оказывает негативное влияние такой фактор, как привычка медлить, оттягивать начало выполнения той или иной работы. Для некоторых это стало настоящей проблемой – как приступить к работе, делать которую очень не хочется. Способы, с помощью которых бесконечно откладывается выполнение того, что нужно сделать, известны всем: выпить еще чашечку кофе, выкурить еще одну сигаретку, досмотреть телепередачу, или – «со следующего понедельника», и т.д.

Каковы же причины возникновения привычки медлить? Основные из этих причин перечислены ниже.

♦ Обычная человеческая лень. Это – одна из наиболее серьезных и труднопреодолеваемых проблем.

♦ Усталость, переутомление. Для решения этой проблемы достаточно отдохнуть. Продолжительность отдыха определяется индивидуально: иногда может хватить хорошо проведенного уик-энда, в других случаях лучше взять отпуск.

♦ Неуверенность в том, что удастся удачно выполнить эту работу. Эта причина может включать в себя целый ряд других причин:

• отсутствие достаточных знаний и опыта для выполнения работы;

• полное или частичное отсутствие интереса к работе и заинтересованности в ее выполнении;

• отсутствие достаточного количества времени для выполнения работы (хотя, казалось бы, должно быть наоборот – чем меньше времени, тем быстрее нужно приступать к работе);

• непомерно большой объем работы (иначе говоря, человеку кажется, что он слишком много берет на себя);

• незнакомый характер работы.

♦ Наличие более интересных и увлекательных занятий (конечно, приятнее сидеть в Интернете или болтать в курилке, чем работать).

♦ Неуверенность в том, что эту работу необходимо выполнить.

♦ Заниженная самооценка.

♦ Отсутствие четко сформулированной цели, к которой должно привести выполнение работы.

♦ Постоянные придирки и недовольство со стороны руководства.

♦ Наличие внешних проблем (т.е. проблем, не имеющих непосредственного отношения к работе) личного или иного характера.

Это перечень, конечно же, далеко не полный – наверняка каждый человек, у которого есть привычка медлить, может дополнить его какими-то своими причинами. Каким же образом можно побороть свою медлительность и нерешительность?

Для борьбы с привычкой медлить и откладывать все «на потом» можно прибегнуть к перечисленным ниже способам.

♦ Вначале следует четко сформулировать для себя, что конкретно нужно сделать и какой должен быть результат.

♦ Крупную работу (задание) нужно разбить на несколько этапов.

♦ Затем необходимо установить четкие сроки начала и окончания каждого этапа, предварительно определив очередность их выполнения.

♦ Перед началом работы нужно нейтрализовать все отвлекающие моменты. Можно вообще отключить телефон и Интернет, удалить с жесткого диска записи музыки, фильмов, различного рода игры и развлекалки, и т.п. (в крайнем случае можно переписать их на компакт-диск и отнести домой либо отдать на хранение другу).

♦ Также необходимо зарезервировать время для проведения анализа выполненных действий, внесения корректировок, и т.д.

♦ За выполнение первого этапа работ нужно приниматься немедленно.

Практика показывает, что применение этой системы успешно позволяет бороться с привычкой откладывать выполнение работы «на потом». Главное – постоянно следовать установленному плану действий.

СОВЕТ

На каком-то этапе выполнения работы может показаться, что следующие этапы представляются абсолютно туманно, и вы понятия не имеете, как вам нужно будет их выполнять. В результате появится желание вновь отложить выполнение работы. Ни в коем случае не стоит этого делать – нужно продолжать работу на текущем этапе, не думая ни о чем другом. Когда придет очередь следующего этапа работ – тогда и будете думать над ним. Скорее всего, к тому моменту уже найдется выход из затруднительной ситуации.

 

Очень важно придерживаться установленных сроков завершения каждого этапа – в противном случае есть риск того, что работа окажется невыполненной. Однако если вы настолько увлеклись работой, что не можете оторваться от нее (бывает и такое!) – о сроках можно не вспоминать.

При поэтапном выполнении задания очень полезно поощрять и стимулировать самого себя (конечно, при успешном продвижении работы). Обычно такое поощрение целесообразно делать после завершения очередного этапа работы, либо после решения какой-то крупной задачи в рамках этапа. При этом вознаграждение может быть, на первый взгляд, незначительным, но в то же время приятным (как говорится – «мелочь, а приятно») – например, внеочередная сигарета, бутылка хорошего пива к ужину, шоколадка, и т.п. Подобные «самопоощрения» прекрасно стимулируют дальнейшее выполнение работы.

Лишь после того, как вы научились контролировать свои эмоции и управлять работоспособностью, следует приступать к следующему этапу тайм-менеджмента – расстановке приоритетов; об этом рассказывается в следующем разделе.

Расстановка приоритетов

Расстановка приоритетов – это процесс, позволяющий отсортировать все имеющиеся цели и задачи в порядке убывания их важности (на первом месте – самая важная задача, на втором – следующая за ней по важности, и т.д.), иначе говоря – упорядочить их по приоритетности.

Каким же образом из всего обилия, казалось бы, одинаковой важности задач выделить те, решение которых должно быть первоочередным?

В первую очередь рекомендуется ручкой написать их на бумаге (именно ручкой на бумаге, а не, например, набрать на компьютере – это позволит лучше «прочувствовать» процесс). В данном случае не имеет значения важность задачи – достаточно просто зафиксировать их в том порядке, в котором вы их вспоминаете.

Здесь может возникнуть вопрос – какой же временной интервал нужно охватить при фиксировании задач? Иначе говоря – если через два года я планирую построить гараж на даче, нужно ли учитывать эту задачу? Или ограничиться задачами ближайшего дня (недели, месяца)?

Вообще период планирования каждый человек может определять самостоятельно. Однако если вы только начинаете заниматься тайм-менеджментом, то наиболее оптимальный вариант – учесть все задачи на предстоящую неделю.

После того, как список ближайших задач готов, нужно выделить из них те, первоочередная важность которых не вызывает сомнения. К таким задачам относятся, например, задачи, невыполнение которых автоматически повлечет за собой невыполнение других, зависящих от них задач. Чтобы было понятней, рассмотрим это на конкретном примере.

Предположим, что вы составили следующий перечень дел на предстоящую неделю:

♦ купить на строительном рынке обои, линолеум и плитку для ремонта кухни;

♦ отремонтировать автомобиль;

♦ сделать ремонт на кухне.

Очевидно, что в данном перечне дел самая важная задача – это отремонтировать машину. Ведь без решения этой задачи невозможно закупить на рынке материалы для ремонта кухни; а без приобретения материалов для ремонта, в свою очередь, невозможно решить еще одну задачу – сделать ремонт. Поэтому после решения первоочередной задачи самой важной задачей будет являться приобретение материалов для ремонта кухни. В последнюю очередь будет решаться третья задача – ремонт кухни.

Однако не всегда бывает так просто расставить приоритеты. Для примера рассмотрим следующий перечень задач:

♦ отвезти тещу на дачу;

♦ отремонтировать автомобиль;

♦ купить на строительном рынке обои, линолеум и плитку для ремонта кухни;

♦ сделать ремонт на кухне;

♦ сходить в школу на родительское собрание;

♦ сделать генеральную уборку;

♦ отремонтировать шкаф в прихожей;

♦ навести порядок в гараже.

В данном случае, скорее всего, первоочередная задача будет такая же, как и в предыдущем примере – отремонтировать автомобиль, поскольку сразу несколько других задач зависят от ее выполнения. Пока машина в ремонте, можно навести порядок в гараже. Родительское собрание в школе – задача, которая назначена на конкретное время не вами, поэтому вам придется под нее подстроиться.

После того, как вы забрали машину из ремонта, самое важное, наверное – это отвезти тещу на дачу: в первую очередь – чтобы не мешала своими советами делать ремонт на кухне, да и вообще – вы так ждали этого момента!

Теперь можно ехать на рынок за материалами для ремонта кухни, а заодно – купить там все необходимое для ремонта шкафа в прихожей. Шкаф лучше отремонтировать в первую очередь, поскольку эта работа – ничто по сравнению с ремонтом кухни. Ну а после этого – приступать к ремонту на кухне.

В конечном итоге у нас осталась лишь одна нерешенная задача – это генеральная уборка. Решение этой задачи (т.е. выполнение уборки) – логичное завершение всех ремонтных работ.

Очевидно, что такой порядок выполнения приведенных выше задач является наиболее оптимальным и позволит сэкономить значительное количество времени. Представьте, что было бы, если бы вы сначала сделали генеральную уборку, а после этого приступили к ремонту! Или сначала несли бы на себе с рынка материалы для ремонта кухни (а это ведь мало того, что очень тяжело – обои, плитка и др., но и неудобно), и только после этого – приступили к ремонту машины.

Тем не менее, бывает так, что среди перечисленных задач несколько являются по важности абсолютно одинаковыми, и очень сложно определить приоритет одной задачи над другой. В этом случае можно применить механизм, который рассматривается ниже.

Каждую из таких задач нужно написать на бумаге и письменно ответить на следующие вопросы:

♦ Каковы причины того, что я должен это сделать?

♦ Каковы причины того, что я могу этого не делать?

♦ Какие преимущества я получу, если это сделаю вовремя?

♦ Что будет плохого, если я этого не сделаю или сделаю, но позже?

После этого нужно сравнить полученную информацию по всем задачам, приоритет которых вы затруднились определить сразу – это позволит кардинально прояснить ситуацию. Чтобы было понятнее, рассмотрим на примере конкретную ситуацию.

Предположим, что вы не можете определить, какая задача важнее: поход в школу на родительское собрание или ремонт шкафа в прихожей. Вроде бы обе задачи примерно одинаковой важности, и выполнять каждую из них одинаково не хочется. Тогда проанализируем их в соответствии с приведенной выше методикой.

Задача «поход в школу на родительское собрание».

♦ Каковы причины того, что я должен это сделать?

• Моя очередь – в прошлый раз жена ходила.

• Надо хотя бы узнать, в каком он уже классе.

• Неплохо бы уточнить – как он учится?

• А вдруг его классный руководитель – молодая красивая девушка?

♦ Каковы причины того, что я могу этого не делать?

• В прошлый раз жена должна была идти в прачечную, а ходил я, поэтому пусть теперь вместо меня идет на собрание.

• На его столе учебник валяется – «Физика 6 класс». Значит, скорее всего – он учится в шестом классе, и идти никуда не надо.

• Вроде, я ж его полгода назад спрашивал, как успехи в учебе – говорит, в основном тройки, есть пара четверок. Ах, это по десятибалльной системе? Не важно, тройка ведь – не двойка. Главное – я в курсе дела, поэтому на собрание можно не идти.

• Одновременно с собранием начнется матч «Спартак» – «Торпедо».

• Вспомнил, классный руководитель – занудливая тетка 55 лет, не хочу ее видеть.

• Нужно починить шкаф в прихожей.

♦ Какие преимущества я получу, если сделаю это вовремя?

• Не нужно будет идти на следующее собрание – наступит очередь жены.

• Если пойти на собрание – можно будет отложить починку шкафа.

• У меня будут все основания утверждать, что я активно занимаюсь воспитанием ребенка.

♦ Что будет плохого, если я этого не сделаю или сделаю, но позже?

• Жена и теща будут ворчать, что я совсем не занимаюсь ребенком.

• В школе могут подумать, что ребенок растет без отца.

Задача «ремонт шкафа в прихожей».

♦ Каковы причины того, что я должен это сделать?

• Это нужно было сделать полгода назад.

• Если я в ближайшее время не починю шкаф, то жена и теща начнут требовать новый.

• Скоро у меня юбилей, должны быть гости – неудобно как-то, если шкаф не будет отремонтирован.

♦ Каковы причины того, что я могу этого не делать?

• Полгода ждал шкаф починки – подождет еще немного.

• Если я хорошо угощу гостей, то наутро они и не вспомнят о моем поломанном шкафе.

♦ Какие преимущества я получу, если это сделаю вовремя?

• Жена и теща перестанут ворчать, что шкаф поломан.

• Можно будет утверждать, что я все свободное время, не покладая рук, занимаюсь домашним хозяйством.

♦ Что будет плохого, если я этого не сделаю или сделаю, но позже?

• Да вроде ничего особенного – все будет, как и сейчас; эта неисправная дверка провисит еще десять лет.

Для наглядности рекомендуется положить перед собой вопросы и ответы на них по каждой задаче так, чтобы все они были перед глазами – это позволит провести наиболее объективный анализ.

Если проанализировать две рассмотренные выше задачи, то большинство читателей наверняка придет к выводу – более важной задачей является поход в школу на родительское собрание.