Идеальный бизнес-ассистент. Как найти и воспитать надежного помощника

Серия «Бизнес. Как это работает в России»

© Гарипова Т., текст, 2021

© Оформление. ООО «Издательство «Эксмо», 2021

* * *

Книга Танзили Гариповой полезна как руководителям, так и их помощникам. Я почерпнула много нужной мне информации и знаний для совершенствования себя в этом направлении. А мой руководитель благодаря этой книге имеет четкое понимание, как найти ассистента на всю жизнь и правильно выстроить отношения с ним. Ведь личный ассистент – это правая рука, тень своего руководителя, сотрудник с широким СПЕКТРОМ разноплановых задач, который становится частью семьи, сохраняя при этом субординацию и строгую конфиденциальность.

Прочитав эту книгу, я будто бы прошла повышение квалификации. Книга Танзили – настоящий кладезь знаний для тех, кто хочет быть лучшим в своем деле! Это точная инструкция, открывающая вам двери к лучшей версии себя! И не важно, начинаете вы свой путь в этом направлении или уже имеете стаж, вы откроете много полезной и ценной информации.

Яна Дьяченко,

ассистент Елены Малышевой

Введение

В XXI веке особенно актуальна профессия бизнес-ассистента, одна из тех специальностей, которые никогда не умирают на рынке. Ассистент – незаменимый человек, его не уволят, что бы ни происходило в мире или в компании. Помощник – правая рука руководителя по управлению компанией в целом и бизнес-процессами – в частности. Уходят другие сотрудники, приходит и уходит топ-менеджмент, приходят и уходят, а ассистент годами продолжает работать в компании.

Даже сейчас (а книга написана в период пандемии), когда многие предприниматели «ужимаются», адаптируют затраты и увольняют большую часть персонала, в первую очередь с руководителем остается его ассистент. Ассистент – один из самых эффективных инструментов роста и поддержания бизнеса.

Эта книга как раз и расскажет о том, кто такие бизнес-ассистенты, зачем они нужны руководителю и как выстроить действительно слаженную работу тандема. Кроме того, я разберу и другие важные вопросы: сколько платить ассистенту, как его мотивировать и контролировать, каким образом сделать так, чтобы проект рос вместе с помощником.

Натолкнули меня на написание книги клиенты. Уже более пяти лет я занимаюсь подбором и обучением эффективных ассистентов, тех самых «многоруких многоногов», и воочию вижу, что, помимо наличия профессионала в команде, важно иметь еще и «инструкцию по применению», как и в любом новом приобретении. Несмотря на то что на рынке труда профессия бизнес-ассистента появилась относительно недавно, свою актуальность и важность она уже доказала.

Чтобы книга стала для вас максимально эффективной, заведите отдельный блокнот – и усаживайтесь поудобнее, заварив себе ароматный кофе. Лучше всего читать не между встречами, а выделив пару часов в тишине, чтобы полностью погрузиться в изучаемый предмет. Пошагово выполняйте приведенные задания и рекомендации, это позволит вам спланировать работу и успешно решить задачу по поиску ассистента.

Эта книга написана для вас, предприниматели, и, надеюсь, станет настольной в работе с ассистентом, благодаря чему жизнь уже не будет прежней и развернется на 180 градусов.

Моя цель – дать всю необходимую информацию, чтобы читатель почувствовал не только пользу, но наслаждение от приглашения ассистента. Не пройдет и полугода, как у вас появится потребность взять второго, третьего, четвертого помощника. Ассистент часто становится не просто правой рукой руководителя, но и активно способствует развитию бизнеса, внедрению передовых технологий. Следовательно, и сам вырастает в позиции. Я помогу выстроить эффективную работу с помощниками на всех уровнях, сколько бы их в компании ни было.

Когда появляется не один ассистент, у руководителя возникает много вопросов, ведь управление командой помощников – отдельный бизнес-процесс, требующий внимания. Как и все процессы в компании, его тоже можно один раз поставить на рельсы и запустить в далекое плавание, получая хорошие дивиденды. Уверяю вас, останетесь довольны.

Книга предназначена как для начинающих предпринимателей, так для продвинутых и даже «матерых», у которых есть, к примеру, крупный холдинг. Перед тем как перейти к делу, хочу поблагодарить за доверие, за выбор книги, за внимание и уделенное время.

Поехали!

I
Кто такой ассистент

Глава 1
Должность ассистента

Профессия ассистента – довольно молодая, ее до сих пор нет в реестре официальных специальностей и вакансий. Поэтому, принимая помощника на работу, в его трудовой книжке пишут либо «офис-менеджер», либо «секретарь».

Кто же такой ассистент? Ассистент – это помощник руководителя, его «тень и шея». От того, насколько грамотно человек в этой должности способен повернуть в нужное русло, зависит, куда будет смотреть руководитель. Потому как босс, как правило, не видит многих деталей внутри компании, будучи занят глобальными проблемами: развитием, масштабированием, привлечением инвестиций – крупными мазками набрасывая движение компании.

Мало кто из серьезных предпринимателей позволяет себе погрузиться в рутину. Обычно есть определенный штат сотрудников, если это крупная организация, либо текущими делами занимается ассистент, что особенно актуально для среднего и малого бизнеса. Помощник, как никто другой, видит все нюансы, плюсы и минусы в работе компании. Так что грамотному руководителю важно прислушиваться к словам ассистента, следовать рекомендациям и не отклонять его предложения.

Ассистент – «многорукий многоног», который занимается полностью всеми задачами, в наивысшей степени облегчая жизнь предпринимателя.

У любого помощника, особенно профессионального, обладающего опытом от года до трех, рука набита, и глаз – алмаз. Кажется, он просто проходит мимо, а оказывается, все видит и все слышит. Не так давно один руководитель отправил мне свою фотографию, и я заметила:

– Симпатичный у вас партнер по проекту…

Собеседник удивился:

– А где вы его видели? Я же на снимке один.

– Так посмотрите, он же в зеркале отразился!

Ассистент всегда видит лес за деревьями и замечает множество деталей, мимо которых обычный человек пройдет, не задумываясь. Руководитель, о котором я рассказала, был в шоке, ему и в голову не приходило, как можно рассмотреть кого-то в отражении, да и вообще – с чего бы вдруг вглядываться в отражение на фото? Между тем это все привычки моей прежней профессии ассистента – видеть то, что не дано другим.

Чуть позже в книге мы затронем и эту тему – о пути в предприниматели через позицию помощника, когда он может вырасти до руководителя направления компании, либо при холдинге открыть новый проект, работая с руководителем долгие годы. Здорово, когда вы взращиваете человека «с нуля», помогая ему развиваться. Кстати, не стоит зажимать его в зарплате, если не хотите, чтобы он ушел от вас за лучшей жизнью.

Такой вовлеченный ассистент вполне может помогать и с личными делами: с детьми посидеть, одежду выбрать, продукты купить – в зависимости от того, на какой уровень общения вы с ним вышли. Если достаточно близки, то он способен и за порядком в доме проследить, и за тем, не опустел ли холодильник, и в других бытовых вещах, не говоря уже о том, что незаменим в подготовке корпоративов. Часто такие люди вхожи в ближний круг, становясь своего рода «членами семьи».

Конечно, до такого уровня взаимного доверия нужно дорасти. Но это удивительное чувство – когда между людьми нет ни тени сомнений или подозрений, и возникает то родство душ, которое позволяет руководителю ощущать, что рядом – надежный человек, на кого можно смело положиться в любой ситуации. По факту ассистент становится даже ближе, чем семья, на которую у занятого едва ли не круглые сутки босса порой не хватает времени. А помощник не просто находится все время рядом, но снимает с шефа львиную долю рутинных забот.

Помощник – дорогой бриллиант в «короне» руководителя.

Самое главное – разобраться, нужен ли такой сотрудник и на какой стадии нанимать помощника.

Глава 2
Нужен ли помощник?

Если опираться на собственный опыт, могу сказать, что на самом деле помощник нужен всем, уже на той стадии, когда лишь пришла в голову идея открыть проект. Как раз в этот момент возникает необходимость освободить голову и руки для решения стратегических задач.

Помощник нужен каждому – неважно, идет ли речь о наемном директоре, собственнике, акционере или руководителе среднего звена внутри компании. Задача ассистента формулируется в нескольких словах – сделать жизнь начальника проще. Когда помощник заполняет документы, быстро реагирует на разные ситуации, берет на себя хлопотные дела – ему понадобятся многие умения.

По себе знаю, например, как долго и нудно заполнять таблицы. А ведь бывает, руководитель тратит по 3–4 часа, чтобы разобраться в таблицах, инструкциях, графиках. Лучший способ разгрузить себя и освободить время для более важных дел – подобрать исполнительного и внимательного ассистента. И головная боль по поводу обилия бумаг, от которой страдают практически все начальники, исчезнет как бы сама собой.

Чтобы понять, нужен ли ассистент, уместно воспользоваться «арифметическим» способом. Просто выпишите себе в ежедневнике, в таблице Exel или на листе бумаги все задачи, которые вам приходится выполнять в течение недели или месяца. И против каждого пункта укажите время, которое у вас уходит на его выполнение. Будьте внимательны, ничего не упускайте! Вплоть до того, сколько времени у вас уходит на утренний туалет, завтрак, включая приготовление его (если готовить для вас некому), на заправку машины или замену колес, оплату коммунальных услуг и уборку… Право, вы удивитесь, как много дорогих минут и часов съедают ежедневные будничные заботы. Наверняка вам знакомо ощущение, когда вроде бы весь день чем-то занимался, а результата нет.

Для предпринимателя как для добытчика важно каждый день проводить с максимальной эффективностью. Если результата нет, падает энергия, теряется стимул и боевой настрой, когда нужно организовать что-то важное, быстро среагировать или подготовить важный доклад.

Второй шаг – все зафиксированные задачи нужно разделить на категории. Например, A – важные, функциональные, их ни на кого не переложишь. В категорию же В попадают дела, которые можно отложить либо делегировать. И, наконец, в блоке С то, что можно отложить в долгий ящик, а то и вовсе не делать.

Понятно, что задачи первой категории придется брать непосредственно на себя. А вот дела из двух других можно смело передоверить помощнику. Да, наверняка у вас были некоторые сложности с разбивкой задач на блоки. Более того, примерно 90 % списка вы отнесли к категории А, потому что уверены, будто с этими задачами не может справиться никто, кроме вас. Но, поверьте, это – миф.

Большинство задач можно делегировать. Другое дело, что это надо сделать грамотно – то есть каждое задание необходимо снабдить своего рода инструкцией, указать контакты и так далее. Когда есть четкая последовательность шагов, их легко выполнить и просчитать время. Например, поменять колеса на машине: положить колеса в багажник или в салон, если они в багажник не влезают, взять документы, захватить определенный ключ. У моего бывшего руководителя, например, был «Порше 911», где на колесах – секретный ключ, так что, собираясь на шиномонтаж, я точно помнила, какой ключ нужен и где он лежит.

В свое время я сама работала ассистентом, и хорошо помню, какой огромный пул задач решали мы оперативно с шефом. Он отправлял мне по десять рутинных заданий в день, и нетрудно понять, сколько дорогих часов это помогло ему сэкономить. Между тем я решала вопросы, как говорится, по пути, быстро – туда заехала, по дороге купила, здесь передала, там встретилась, туда завезла, что-то сложила, приклеила, разобрала… Поскольку рука у меня набита на многозадачность, на весь десяток заданий уходило у меня часа два-три, а у босса наверняка отняло бы вдвое больше времени.

Подготовка пошагового плана займет какое-то время, зато сотрудник, пользуясь инструкцией, сможет сделать все быстро и качественно.

Есть руководители, уверенные, будто даже по инструкции сотрудник все равно сделает плохо. Но вы же пользуетесь, скажем, холодильником, микроволновкой или стиральной машиной? И прежде, чем включить ее, наверняка прочли инструкцию? Здесь ситуация схожая – если инструкция написана грамотно, вашему помощнику не составит труда в ней разобраться и сделать все как надо. Кстати, шаблон инструкции вы найдете в одном из приложений – проверьте себя.

Вообще-то, в идеале своего рода инструкция должна распространяться на всю компанию. Да-да, это как раз структура предприятия, функциональные обязанности и многое другое. Для ассистента должностную инструкцию надо прописывать очень подробно. И не только общий обзор обязанностей, но и мелкие, но важные детали: как встречать босса, что он по утрам пьет – чай или кофе, какие яблоки любит, во сколько ему напоминать про обед… Иными словами, у помощника должна быть «инструкция по руководителю», как бы странно это ни звучало.

Не забудем, что, выходя на работу впервые, новый ассистент практически ничего не знает о своем шефе, кроме фамилии, имени, отчества, в лучшем случае, возраста и образования. На сайте компании никто не напишет, какой у начальника характер, не познакомит с его привычками и вкусами, не предупредит, что по утрам он бывает не в лучшем настроении. Помощнику еще предстоит узнать о его семье, о том, какие цветы он предпочитает дарить жене, запомнить дни рождения ее и детей. То есть «правая рука» босса должна знать о нем не меньше, чем тот знает о себе сам.

Профессиональный ассистент узнает всю необходимую информацию за три первых дня – ненароком, тактично, но в подробностях. Если же вы берете новичка в профессии, лучше позаботиться об этом самому и составить свое небольшое «резюме» для помощника. Это поможет избежать в ближайшем будущем недоразумений и конфликтов. И сберечь время и нервы.

Отдельный вопрос – о том, как разговаривать с помощником: на «ты» или на «вы». По опыту скажу, что вежливая форма обращения предпочтительнее. Во-первых, чтобы не выходить за дозволенные границы отношений. Во-вторых, дистанция позволяет успешно строить деловую коммуникацию. Как бы ни были близки шеф и ассистент, все же они – не друзья-приятели, а начальник и сотрудник. Об этом важно помнить всегда.