Бизнес-ассистент. Лучшие инвестиции в свое будущее

© Танзиля Гарипова, текст, 2019

© ООО «Издательство АСТ», оформление, 2019

* * *

Инструкция по чтению этой книги

Очень важно. Прежде чем начать читать данную книгу, подготовьте для чтения ежедневник и ручку. Подчеркивайте важные мысли, загибайте странички, делайте пометки на полях, выписывайте основные моменты в ежедневник. Помните, все, что вы записываете на бумаге, вы складываете в подсознание. Чтобы получить максимальную отдачу от чтения любой книги и облегчить задачу возвращения к нужным местам в будущем, я подчеркиваю или обвожу все, что мне может снова понадобиться, делаю на полях заметки, которые напоминают мне, почему я выделила именно это место. Это позволяет мне в любое время вернуться в нужное место текста, повторить самые важные уроки и освежить в памяти наиболее интересные идеи, и при этом мне не приходится читать всю книгу заново.

Введение

Мы живем во время больших перемен: компании банкротятся, появляются новые возможности, открываются новые бизнесы. Однако не всем суждено быть предпринимателями. Все больше сообразительных и талантливых людей предпочитают быть помощниками крупных руководителей. Какая профессия остается востребованной в кризис? Кого в смутное время точно не станут сокращать? Кому будут поднимать зарплату за постоянное и быстрое саморазвитие? Речь идет о бизнес-ассистенте. С такой профессией вы будете необходимы как воздух любому предпринимателю, бизнесмену, политику и депутату. А в кризис особенно ощущается нехватка стоящих кадров. Но как же стать действительно востребованным специалистом, вместо того чтобы продолжать работать за копейки секретарем, которого никто не ценит?

Меня зовут Танзиля Гарипова. Я обучаю и трудоустраиваю бизнес-ассистентов для руководителей по всей России и странам СНГ. Почему я этим занимаюсь? Потому что сама прошла путь от начинающего до высокопоставленного бизнес-ассистента. Я работала со многими руководителями, депутатами в Ижевске и Москве. И со временем стала успевать развивать собственные проекты. Несмотря на то что я с детства участвовала в разных проектах и всегда вела активный образ жизни, когда-то я тоже начинала с нуля. И я четко знала, зачем иду работать бизнес-ассистентом, для чего мне это нужно. За время работы с моими руководителями я получила колоссальный опыт, приобрела нужные знакомства, установила большое количество связей, которые в дальнейшем помогли развить уже мои личные проекты.

Я начинала с работы с Аязом Шабутдиновым, известным миллионером. Работала в режиме 24/7. Соглашусь, было нелегко: я нервничала, сожалела о принятом решении, думала, что это не мое. Но знаете, на самом деле все оказалось не так сложно. Поставила цель – достигла ее. В результате я серьезно выросла над собой и получила незаменимый опыт, который позволил мне обучать других ассистентов.

Как все начиналось? Ко мне стали обращаться мои же коллеги, друзья, знакомые, те, кто видел меня на различных конференциях. Люди подходили ко мне с вопросами. Спрашивали, как я все успеваю, где взять время, энергию, ресурсы и многое другое. В 2016 году я решила, что мои опыт и квалификация позволяют мне начать серьезно обучать бизнес-ассистентов. Коллег и новичков, которые заинтересованы в подобном обучении, с каждым днем становится все больше. А в сутках, к сожалению, всего 24 часа. Вот так и появилась Академия бизнес-ассистентов Танзили Гариповой.

Сегодня востребованный бизнес-ассистент получает от 30 до 150 тысяч рублей в месяц (и это не предел). Кроме того, он приобретает колоссальный опыт и большие связи, умение управлять компанией и решать множество задач, выходить из любой конфликтной ситуации. Но как же действующему помощнику достичь таких результатов? И что делать тем, кто только хочет попробовать себя в роли бизнес-ассистента? На эти и другие волнующие вас вопросы я отвечу уже совсем скоро.

Какие же темы мы разберем?

1. Кто такой бизнес-ассистент, и подойдет ли вам эта работа.

2. Каким на самом деле должен быть востребованный бизнес-ассистент.

3. Какой опыт и образование необходимы.

В первую очередь вы узнаете, чем занимается бизнес-ассистент в реальной жизни. Сколько на самом деле зарабатывает такой специалист, и сколько способен зарабатывать профи. Что делать для того, чтобы ваш труд ценился не только на словах, но и в денежном эквиваленте. Вы также прочтете истории тех, кто уже успешно работает бизнес-ассистентом, и узнаете, какой путь они до этого прошли. И самое интересное: вы увидите обратную сторону медали – к чему нужно быть готовым и что предстоит делать. А еще вы узнаете, как в наиболее сжатые сроки совершить прорыв в своей карьере.

Для меня очень важно, чтобы у предпринимателей и крупных бизнесменов были действительно крутые помощники, которые дают результат. Академия бизнес-ассистентов Танзили Гариповой предоставляет эту возможность. Более 100 руководителей уже нашли достойных ассистентов. И я очень этому рада.

Глава 1. Кто такой бизнес-ассистент

Сможете ли вы стать востребованным бизнес-ассистентом? Да, конечно, если зададитесь целью. Но обо всем по порядку.

Бизнес-ассистент – это прежде всего правая рука руководителя. Он в курсе всех дел компании и самого руководителя. Это незаменимый для фирмы специалист, которого руководитель будет по-настоящему ценить.

Какие перспективы открываются перед вами при выборе данной профессии? Вы сможете путешествовать по разным городам России и за рубежом. За время работы ассистентом вы приобретете различные связи, которые будут полезны вам и в дальнейшем. Преодолевая трудности вместе с руководителем, вы научитесь легко решать проблемы, если впоследствии они возникнут в вашей жизни. Вы превратитесь в самого эффективного человека в своем круге общения. Это получится автоматически! Приятным бонусом станет постоянно растущая заработная плата.

Нужен ли для такой работы дополнительный опыт

Конечно. Но если вы готовы развиваться и действовать, если обладаете такими качествами, как стрессоустойчивость и коммуникабельность, если вы улыбчивый и позитивный человек, то эта работа для вас. Круг задач бизнес-ассистента напрямую зависит от руководителя. В каждой ситуации все индивидуально. Приходится выполнять как секретарские, так и менеджерские функции. Это может быть заключение договоров, подписание сделок, продажи, путешествия, ведение графика руководителя, управление социальными сетями, активами, временем и личной эффективностью. На самом деле каждый руководитель сам составляет список задач для своего ассистента. Сейчас я расскажу, как все было у меня.

Я начинала свою карьеру осознанно, понимая, на что иду. Первое время работала сутками, не высыпалась. Но так не могло продолжаться долго, поэтому я начала искать инструменты для эффективной работы. Я распределила все задачи и время, делегировала их и таким образом нашла эти самые инструменты, которыми готова поделиться.

Любой ассистент может работать как из офиса, так и из дома, в том числе где-нибудь на Канарах. То есть такой специалист не привязан к определенному месту. Это условие оговаривается с руководителем индивидуально при трудоустройстве. У вас всегда будет выбор, где и как вам лучше работать.

Есть ли смысл устраиваться на эту должность

Конечно есть. Ежедневно я получаю запросы от трех-четырех руководителей, которые ищут стоящего ассистента. Поверьте, в нашей Академии вы найдете руководителя мечты.

Для этой должности необязательно быть молодым человеком или девушкой модельной внешности. Хотя это может стать вашим плюсом.

Не забывайте, что ассистент способен получать до 150 тысяч рублей. Это кажется вам сказкой? Нет, все вполне реально. Говорю из личного опыта: я сама прошла этот путь и помогу вам его пройти. Однако если вы идете в профессию с нуля или уперлись в потолок своих знаний, то вам просто необходимо «прокачаться».

Теперь разберем, подойдет ли вам эта работа, какие задачи могут вас ожидать и каковы издержки данной профессии.

1. Много работы. Интересной работы, которая будет вас развивать. Избегать ее не получится!

2. Если вы не совершенствуетесь и остаетесь в зоне комфорта, то теряете свою продуктивность.

3. Вы испытываете тот стресс, который помогает развиваться.

4. Зачастую из-за работы нет времени на личную жизнь (если неправильно его распределять). Но я расскажу, как их совмещать.

Ответьте на вопрос: готовы ли вы большую часть своей жизни посвятить другому человеку? Готовы ли нести ответственность за жизнь другого человека, то есть руководителя? Чем дольше вы работаете на этой должности, тем больше совершенствуетесь, тем жестче становитесь. Вы развиваетесь как личность и профессионал.

Итак, что мы узнали:

1. Бизнес-ассистенту не грозит сокращение. Он – востребованный специалист.

2. В такой профессии можно получить множество возможностей, независимо от кризиса.

3. Востребованный бизнес-ассистент – это человек, готовый разобраться в любой ситуации, выдержать любую сложность. Обладает стрессоустойчивостью и коммуникабельностью.

4. В современных условиях вы сможете выбрать место работы: дома, на море либо же в офисе.

5. Ваши навыки и уровень квалификации напрямую влияют на ваш доход.

За что на самом деле платят бизнес-ассистенту

Все очень просто: ассистент получает доход за сэкономленное время руководителя. Например, вы решили за один день десять задач, а руководитель сэкономил на этом почти пять часов. Вы просто освободили его: грамотно организовали перелет, путешествие, командировку, выступление и т. д. Съездили вместо него на переговоры, продали товар/услугу, перезвонили, ответили, отвезли ребенка в садик. При успешном выполнении всех этих дел в глазах руководителя вы выглядите супергероем, и он готов платить вам деньги.

От чего же зависит ваш доход в самом начале карьеры? Нужно показывать высококлассные результаты, брать на себя как можно больше обязанностей, задач и выполнять их в срок, чтобы руководителю не приходилось напоминать вам о них. Тогда он оценит вас и поднимет заработную плату. Это проверено на личном опыте.

Без чего невозможно стать высококлассным бизнес-ассистентом? Возьмите блокнот и ручку и по пятибалльной шкале оцените свой уровень качеств и навыков.

1. Тайм-менеджмент и эффективность.

2. Ведение расписания руководителя.

3. Документирование ведомостей руководителя и документооборот в целом.

4. Имидж современного личного помощника.

5. Стрессоустойчивость.

6. Организация поездок и командировок.

7. Деловой этикет.

8. Создание полезного окружения.

9. Умение правильно уволиться с работы.

Теперь спросите себя, какие ваши качества и навыки нуждаются в дополнительном развитии. Признайтесь честно, как много оценок ниже 4 вы можете поставить. Тогда вы узнаете, над чем придется поработать. Если готовы выделить время на совершенствование тех или иных качеств, то вперед. Я в вас верю. У вас все получится!

Кстати, хочу открыть секрет: уверенность в себе поначалу необязательна. Спросите почему? Потому что в ходе работы вы приобретаете ее автоматически. Уверенность в себе должна на чем-то базироваться. Опираться можно на собственные результаты, которые достигаются исключительно на практике. Вспомните сейчас, чего вы хотите на самом деле и какая работа для вас самая подходящая. Ответьте на вопрос, зачем вам работа ассистентом. А теперь рассмотрим, как можно получить нужные навыки в сжатые сроки.

Истории учеников

В этом разделе я хочу привести истории моих знакомых, высококлассных ассистентов, которые сделали успешную карьеру.

Александра Соломеина

До того как стать бизнес-ассистентом, работала в салоне МТС. Ей не нравилась нагрузка от начальника, которому платили больше, чем ей. Она чувствовала себя птенцом, который может летать, но боится и пока не знает, на что способен. После освоения азов работы бизнес-ассистентом ей удалось набраться смелости, уволиться и начать искать работу, которая бы действительно радовала. Главный вывод: если знаешь, что будешь жалеть о чем-то, чего не попробовал, то обязательно стоит делать это. Находить время, деньги, связи, ресурсы, и тогда не придется жалеть.

Екатерина Смирнова

За время пребывания в Академии бизнес-ассистентов проработала 18 тем, выполнила более 70 практических заданий, которые пригодились даже в личной жизни. Самое главное, чему она научилась за полтора месяца, – это умение нести ответственность за свою жизнь. Не говоря уже о навыках планирования, в котором она чувствует себя настоящим асом.

Дарья Красовицкая

Только начинала работу ассистентом удаленно (да, это возможно), когда ее руководитель предложил принять участие в курсе обучения. Она получила четкое представление о работе бизнес-ассистента, что позволило ей с уверенностью и легкостью решать любые задачи своего руководителя. Сейчас она рекомендует курс всем начинающим специалистам, ведь он дает фундаментальные знания.

Галина Козлова

Когда прошла курс, обнаружила, что это настоящий кладезь знаний и инструментов для успешной жизни. Ее радовал профессионализм всех, кто был причастен к этому проекту.

Глава 2. Как успешно пройти собеседование

Резюме. Именно по нему сложится первое впечатление о вас. Как правильно составить профессиональное резюме? На что обращают внимание рекрутеры? Обычно на то, чтобы просмотреть резюме, выделяют примерно 20 секунд. Поэтому важно, чтобы оно было не громоздким, но читабельным и информативным. Укажите ФИО (большими буквами), контактные данные, общую информацию (дату рождения, семейное положение, наличие детей и их возраст). Укажите опыт работы: период (месяц и год начала и окончания работы), полное название компании и сферу ее деятельности, вашу должность (перечисляйте компании по принципу от последнего места работы – к первому). Если все еще работаете – не указываете период окончания. Опишите ключевые задачи, которые выполняли в этой компании (но не слишком многословно). Приведите информацию о своих достижениях (например, увеличили оборот фирмы, освободили 40 % времени руководителя). Напишите, какие навыки получили, но тоже сжато и информативно. Обязательно укажите информацию об образовании (годы обучения, название учебного заведения, факультет, специальность, квалификацию), приведите данные сертификатов о прохождении курсов, если они имеют отношение к работе, перечислите полученные знания и навыки. Перечислите личные качества (например, стрессоустойчивость, внимательность, нацеленность на результат; слишком много писать в этой графе тоже не стоит). Укажите, есть ли у вас водительское удостоверение и личный автомобиль. Фотографию можно прикрепить отдельно или вставить в резюме. На фото вы должны быть в одежде делового стиля, без избыточного макияжа. Резюме не обязательно делать в Word, на специализированных сайтах есть удобные конструкторы.

Рекрутеры реагируют на стилистику резюме, а также на данные о последнем месте работы и опыте (если в этом фрагменте есть ответы на все интересующие их вопросы – далее могут не читать). Графа «Опыт» должна быть достаточно информативной и не слишком перегруженной. Если ключевых навыков не видно, то рекрутер может просто потерять интерес. HR часто сам выходит на ваше предыдущее место работы и узнает характеристики, но неплохо иметь хорошую рекомендацию от бывшего руководителя.

Сопроводительное письмо не стоит писать шаблонно, как и перегружать его.

Итак, вы разместили резюме в поисковике, работодатель нашел его, заинтересовался и пригласил на собеседование. Первое взаимодействие с потенциальным работодателем происходит при телефонном разговоре. Обязательно уточните, на какую должность вас приглашают, задайте вопросы по условиям работы (но не слишком много, подробности лучше отложить до личной встречи). Если позиция не подходит – вежливо и аргументированно откажитесь. Нужно оставить после себя хорошее впечатление. Обязательно запишите имя и фамилию сотрудника, а также контактный телефон, по которому вы сможете с ним связаться. Если у вас не получится прийти на собеседование по той или иной причине – предупредите звонившего об этом.

Уместно попросить выслать письмо-подтверждение, в котором указаны время собеседования и адрес его проведения. Не опаздывайте на встречу. Руководители очень этого не любят и могут отказать в прохождении собеседования. Спланируйте время заранее, с запасом.

На собеседование важно взять резюме в двух экземплярах, паспорт (для прохождения через пункт охраны), можно взять диплом об образовании (интересуются нечасто), сертификаты о прохождении любых тренингов и обучения, связанных с работой. Не стоит брать документы, не имеющие отношения к должности (например, сертификат тренера по йоге и т. д.).

Важно знать ключевую информацию о компании: вы сможете продемонстрировать серьезность намерений. Вы должны понимать специфику компании, сферу занятий. Узнайте о работодателе заранее. Слишком много фактов заучивать не нужно, достаточно базовых (дата создания, основатель, род занятий). Своей осведомленностью вы сможете приятно удивить работодателя, и это добавит вам плюсов.

Внешний вид. Обдумайте заранее, в чем вы отправитесь на собеседование. Одежда должна соответствовать должности, на которую вы претендуете. Приветствуется опрятная одежда в деловом стиле или smart casual, строгий костюм. Прическа должна быть опрятной, а руки – чистыми, как и обувь (если на улице грязно, то, прежде чем войти в офис, протрите обувь губкой). Неприемлемы хозяйственные сумки, пакеты, рюкзаки! Нужно выглядеть максимально аккуратно, даже если проходите собеседование на должность грузчика.

Прохождение собеседования. Приходите раньше назначенного срока на 10–15 минут, не более. Это необязательно, но служит признаком хорошего тона. Прийти раньше лучше, чем опоздать даже на одну минуту. Обязательно поздоровайтесь, представьтесь. Можете отметить, что в офисе уютная атмосфера. Нужно быть максимально вежливыми. Можете здороваться со всеми, кого встречаете в офисе, – это признак хорошего тона. Отключите свой телефон, звонок на собеседовании недопустим. Необходимо сесть так, чтобы ваше лицо было обращено непосредственно к собеседнику. Вам должно быть максимально удобно, чтобы ничто не отвлекало от процесса. Руки на столе, ни в коем случае не скрещивайте их: это закрытая поза и она подсознательно отталкивает. Поза должна быть максимально открытой и расслабленной. Не перебивайте собеседника! Убедитесь, что он закончил вопрос, возьмите небольшую паузу (две-три секунды) и вдумчиво отвечайте. Если вы не расслышали вопрос или он не совсем понятен, то извинитесь и попросите повторить. Не отвлекайтесь (не разглядывайте часы, маникюр), смотрите на собеседника и слушайте максимально внимательно. Отвечая на вопрос, не приводите ненужные подробности, говорите две-три минуты максимум, если вопрос емкий и вам есть что рассказать. Избегайте односложных ответов вроде «да», «нет». Старайтесь высказать свою точку зрения более подробно и развернуто.

Заранее продумайте ответы на вопросы работодателя. Есть много стандартных вопросов, которые часто задают HR. Нужно говорить максимальную правду, сглаживая острые и неприятные углы. Никогда не отзывайтесь негативно о коллегах и руководителе! Лучше ограничиться нейтральными высказываниями (например, на прошлой работе не было карьерного роста, неудобный график, далеко от дома).

Ниже представлены наиболее распространенные вопросы и информация о том, как на них лучше отвечать.

• «Почему вы хотите работать именно в нашей компании?» Вы должны заверить собеседника, что хотите работать именно у них и компания выиграет, получив такого специалиста, как вы. При этом нужно хорошо понимать род занятий компании. Не бойтесь взять паузу и обдумать ответ. Но лучше приготовиться заранее, этот вопрос очень важен.

• «Назовите три плохих качества вашего бывшего руководителя». Лучше уйти от разговора о работе, можно сослаться на личностные качества (не сошлись характерами).

• «Какую пользу ваша деятельность может принести компании?» Подумайте, чем вы можете помочь руководителю. Ассистентов часто нанимают, чтобы освободить его от повседневных мелких задач и позволить работать над более глобальными. От вас хотят услышать именно о такой пользе.

• «Назовите свои самые большие достоинства и слабости» или «Назовите три своих недостатка». Не нужно засыпать работодателя слишком большим количеством достоинств. Достаточно трех-пяти комплиментов самому себе, не больше. Что касается слабостей, то нельзя говорить, что их нет. Выберите самые некритичные недостатки и озвучьте. Хороший пример слабостей – история из личного опыта, когда вы смогли вовремя исправить ошибку и на результат работы она не повлияла. Работодатель оценит это.

• «Ваши самые большие достижения как специалиста. Ваши самые большие неудачи». Специалисты, работающие в сфере продаж, приводят примеры о том, какой процент рынка они завоевали; юристы сообщают о заключении сложных сделок, выигранных процессах. Главное – не называть слишком много пунктов в каждом вопросе. Важна умеренность. Одно-два достижения, одна неудача.

Неотъемлемая часть большинства собеседований – тесты или практические задания. Большинство из них относятся непосредственно к работе, но бывают и психологические, чтобы можно было определить ваш психотип или темперамент. В них нет ничего страшного или особенно сложного. В ряде серьезных компаний есть служба безопасности, сотрудники которой могут проверять кандидатов на полиграфе.

Ваши вопросы. После того как вы прошли тесты и ответили на вопросы, вам предложат задать свои вопросы. Какими они могут быть? Любой пустяк может оказаться важным. Работа должна вас устраивать. Можете уточнить график работы, пол руководителя, функциональные обязанности (им нужно уделить много внимания, выясните, есть ли нестандартные). Можно задать вопрос относительно зарплаты, мотивационной части. Вы должны понимать, за какие деньги будете работать. Узнайте о соцпакете компании, чтобы не расспрашивать о бесплатных обедах и спортзале. Так будет проще, и вы не покажетесь мелочным человеком. Спрашивая о графике работы, объясните, что вы не против переработок (если это так), но вам нужно выстроить свой график. Важно быть максимально честным.

Рассказ о себе. В этом случае не рекомендуется слишком сильно углубляться в биографию. Расскажите об образовании, опыте работы, профессиональных навыках и качествах. Рассказывайте то, что имеет отношение к вашей должности. Можно рассказать о своем хобби, но не вдаваясь в подробности.

Завершение собеседования. Поблагодарите интервьюера. Уйти нужно вежливо и красиво, будьте максимально учтивыми.