Управляю проектом как Бог. Все, что нужно знать о проджект-менеджменте

© Текст. Фурсенко Д., 2020

© Оформление. ООО "Издательство "Эксмо", 2020

⁂

Посвящаю книгу своей семье – жене Тамаре, детям Степану, Анастасии, родителям – маме Жанне, папе Павлу, сестре Даше, теще Ларисе, тестю Юре и деду – Беляку Борису Алексеевичу.

Об авторе

Денис Фурсенко – практикующий сертифицированный (PMP) менеджер проектов в сфере разработки программного обеспечения. Изучает, как выстраивать взаимоотношения с командами и клиентами. Работал в компаниях интеграторах ПО в нефтегазовой сфере и области контроля качества продуктов питания. Автор статей e-xecutive.ru и блога в Facebook с несколькими тысячами подписчиков.

Введение

Изначально книга задумывалась как сборник моих конспектов, статей и лайфхаков. По мере написания я понимал, что конспектами тут не обойтись. Я задумывал ее как настольную книгу для коллег из небольших компаний, где один в поле – воин, где нет наставников, нет инструкций и регламентов, где сам решаешь, какой подход применить на очередном проекте.

Я написал ее для тех, кто только начинает свою карьеру – для себя пятнадцатилетней давности. Если бы я знал тогда, что знаю сейчас, это помогло бы избежать многих ошибок.

Говорят, что мы на них учимся. Согласен. Поэтому часто буду о них вспоминать.

Я хочу показать, как теоретические знания, почерпнутые из книг, курсов, вебинаров, семинаров, применяются на практике.

Хочу рассказать, что делал я, как это у меня получалось (или не получалось), и какие уроки я вынес.

Принято считать, что до 80 % времени менеджера уходит на общение. Бывают дни, когда и все 100 % уходят на разговоры, собрания, переписки, согласования. Поэтому в первой главе я решил написать о переговорах. Если научишься ставить правильную цель в переговорах – считай полдела сделано. Вы узнаете, что Дзен-подход помогает ставить цели, и какие базовые приемы нужно использовать, чтобы их добиваться.

В главе «Работа с командой» я привожу 4 примера из практики, которые помогут понять, как мотивировать команду и использовать коучинговые техники. Обратите внимание, я говорю о техниках – то есть инструментах, которыми можно овладеть, воспользоваться и получить результат.

В главе «Работа с заказчиком» вы найдете примеры, демонстрирующие, как выстраивать отношения с клиентом и делать его счастливым.

В главе «Ежедневная работа» я рассказываю об управлении рисками – это, на мой взгляд, недооцененный инструмент. В этом же разделе находятся кейсы о манипуляциях, конфликтах, увольнении и удаленной работе.

В главе «Карьера» вы прочитаете о лайфхаках: как составлять резюме, как проходить собеседование, как договариваться о зарплате. Никаких шаблонных примеров из Интернета – только реальные кейсы!

В главе «Проекты» содержится важнейшая информация о том, как начать проект, на что обратить внимание на старте, как спланировать и оценить сроки, как вести, обновлять статус и доносить нужную информацию до нужных людей и как закрыть проект, чтобы все знали, что он завершен.

По ходу книги будут встречаться комментарии от моих коллег – руководителей проектов, это Наталья Васильева и Артем Ершов.

Глава 1
Переговоры в работе

Переговоры явным или неявным образом всегда присутствуют в нашей жизни. Зачастую мы склонны называть переговорами общение с оппонентом, когда обсуждаем некий ресурс – например, деньги или время. Но если подумать – с такими разговорами мы сталкиваемся каждый день. Так почему же тема бизнес-переговоров вызывает бурный ажиотаж? Полагаю, это связано с рядом внутренних установок человека. Мы все чего-то боимся: «потерять лицо», не получить желаемого, не добиться успеха. У каждого своя причина страха проиграть переговоры.

Предлагаю разобраться, с чего начать изучение подходов к ведению переговоров и как это может помочь уже на следующей серьезной встрече.

Осознанные переговоры

Зачем надо учиться вести переговоры и как к ним готовиться. Как определять цель в переговорах, распознавать ложь и подбирать аргументацию.

Пару лет назад я увлекся темой бизнес-переговоров. Просто в какой-то момент понял, что большинство встреч с клиентами сводится к ним, и происходят они по одному и тому же сценарию. Я начал читать книги и проходить онлайн-курсы. Вскоре появились результаты. Главное – понимать, что если не применять полученные из книг знания на практике, то ничего не изменится. Из каждой книги я выуживал одну-две идеи и применял их. Что-то получалось, что-то – нет, я делал выводы и пробовал другой подход.

Часто я сталкиваюсь с мнением, что, мол, переговорам нельзя научиться. Но давайте вспомним, что подготовкой переговорщиков занимаются ФСБ, ФБР и другие силовые ведомства. То есть совершенно точно можно научиться вести разговор так, чтобы достигать своих целей.

Пример.

Классика жанра – запланированная встреча должна была продлиться час, но вдруг происходит такой разговор с клиентом:

– Денис, у меня есть 20 минут, поэтому давай в темпе пробежимся по последним обновлениям.

– Хорошо, можем даже за 15 минут успеть.

В итоге мы беседовали запланированный час и помимо последних новостей по проекту обсудили еще множество деталей.

Оставим в стороне предположения о том, что какие-то обстоятельства заставили клиента изменить повестку – на мой взгляд, с его стороны была попытка надавить, чтобы установить свои правила и заставить меня выполнить его новые требования. Это классический пример манипуляции, который описывается чуть ли не в каждом учебнике по переговорам. Раньше я бы согласился уложиться в 20 минут и потом на встрече чувствовал бы себя не в своей тарелке, сейчас – нет.

Если во время переговоров ты понимаешь, какие приемы использует твой оппонент и с какой целью, то не испытываешь ненужных эмоций. Появляется ощущение контроля над ситуацией: «Я вижу, что ты делаешь и зачем, и я знаю, к чему это приведет».

Как определить ложь

На тренинге, который был посвящен обману, наша группа выполняла одно упражнение. Тренер вынес в коридор 1000 рублей и оставил ее там. Затем два добровольца по очереди выходили из комнаты, один из них должен был взять эти деньги. Задача группы заключалась в том, чтобы, задавая им вопросы и наблюдая за их реакцией, выяснить, кто именно.

Перед упражнением мы задали этим добровольцам ряд контрольных вопросов о них, чтобы определить их реакции и «исходное состояние». Кстати, в ходе тренинга мы не раз обращались к отрывкам из сериалов «Обмани меня» и «Семнадцать мгновений весны». Там очень хорошо работают актеры и точно показано, как люди ведут себя в сложных ситуациях.

Если знать, на что обращать внимание, то многое в человеческом поведении становится понятным с первого взгляда.

Во время упражнения было очевидно, кто из добровольцев лжет.

О том, что означают те или иные жесты, телодвижения, мимика, написано немало книг. Но я для себя отметил три самых показательных момента, на которые всегда обращаю внимание при разговоре с коллегами и клиентами:

1. Если после моего вопроса человек отшатывается или отступает назад, у подобной реакции есть какая-то причина.

Я: – Как дела с задачей по новому приложению? Мы успеваем до 15 числа?

Разработчик: – Да (делает полшага назад), осталось доделать мелочи.

Триггер – полшага назад. Разработчик не лжет, но как минимум не верит в то, что говорит. Возможно, стоит задать наводящие вопросы и выяснить, в чем причина.

2. Во время беседы человек подносит руку к голове. Это может быть почесывание носа, губы, уха, шеи.

С точки зрения физиологии это объясняется тем, что, когда мы лжем, к определенным местам приливает кровь – возникает желание почесаться. Человек может лгать неосознанно, говорить не всю правду или не верить в то, что говорит. Это повод задать больше вопросов на интересующую тему.

Этот пример, кстати, четче виден, когда идет собрание, то есть присутствует некоторое количество людей.

3. Еще один показательный пример – покашливание или изменение тембра голоса. Следует изучить его реакцию «до» ответа на важный вопрос – если человек разговаривал своим обычным голосом, но потом вдруг начал сбиваться, стоит выяснить причины.

Все эти наблюдения, кстати, можно эффективно использовать во время предпроектного анализа, когда приходится много общаться с заинтересованными сторонами. На мой взгляд, это универсальные навыки, вопрос в том, чтобы научиться их применять.

Дзен и построение аргументации

Дзен – это не религия и не наука. Но при подготовке к переговорам философия дзен помогает правильно определить цели и отношение к процессу, подобрать аргументы.

Как определить цели в переговорах

Правильная постановка цели позволяет сфокусироваться на том, чего вы хотите достичь. Представьте, что вы идете на важные переговоры. Чего вы от них ждете? Сформулируйте для себя ответ на вопрос: «Что должен сделать (буквально, какие действия и движения произвести) мой собеседник для того, чтобы я получил необходимый мне результат?» Пример: «Мой собеседник достанет ручку и подпишет контракт».

Философия дзен

Окружающий мир не добрый и не злой, но мысль материальна, мир зеркалит наши установки. Что мы формируем у себя в голове, то и получаем.

Как вы думаете, что заставляет людей заниматься чем-то новым и тратить на это время и силы? Основной стимул – боль. Она возвращает нас к реальности, включает мотивацию, вынуждает совершать те или иные действия.

Вы идете на встречу, на переговоры, так как у вас что-то где-то болит. Термин «боль» часто используется в бизнес-литературе, но мне более симпатично другое слово – «потребность». Оно точнее отражает состояние переговорщиков.

С точки зрения дзена, есть два вида работы с потребностью:

• Поиск потребности – выяснение у собеседника, что ему необходимо, затем помощь в приобретении этого.

• Создание потребности – обычно это манипуляция.

Как быстро выяснить потребность собеседника?

Ваша задача – найти и понять потребность собеседника, показать ее или «потревожить ранку», предложить способ ее удовлетворения.

Приведу пример.

ЭТАП ПЕРВЫЙ – находим потребность.

Я: – Для чего создавался ваш сайт?

Клиент: – У конкурентов сайты есть, мы подумали и тоже решили сделать. Наняли фотографа, чтобы отснять зал ресторана.

Я: – Просто, «чтобы был»?

Клиент: – Нет, конечно, ждали новых посетителей.

Я: – Понятно. А поддержкой и продвижением занимались? Если да, то был ли эффект от этого?

Клиент: – Да, продвижением занимались, нанимали специалиста. Он ежемесячно присылал отчеты о посещаемости сайта, но реального притока посетителей не было.

ЭТАП ВТОРОЙ – «тревожим рану».

Я: – На сколько процентов вы рассчитывали увеличить прибыль с запуском сайта?

Клиент: – Мы увеличили площадь ресторана на 40 %, поэтому и прибыль планировали получить больше на эти же 40 %.

ЭТАП ТРЕТИЙ – показываем способ удовлетворения потребности.

Я: – Отлично! Смотрите, нам нужна пара дней на то, чтобы проанализировать сайт и его посещаемость, затем мы предложим улучшения. Хотя я уже сейчас вижу, что можно добавить сервис бронирования столиков и поместить номер телефона на видное место, а не прятать его в самом низу. Это даст возможность пользователям быстрее с вами связаться.

Наталья Васильева:

Самое действенное в Дзен-переговорах – эмоционально отстроиться от процесса и результата переговоров. Если есть эмоциональная вовлеченность, то сложнее применять аргументы.

Мной технология Дзен применяется почти автоматически, если я защищаю не свои интересы – тогда с холодной головой можно спокойно перебирать аргументы и искать путь к победе. Договариваться с начальником о чем-либо для коллеги – легко и просто. О том же самом для себя – волнительно и эмоционально.

На любое ваше предложение вы можете получить три варианта ответа.

1. «Да» – самый нежелательный, так как чаще всего это лишь вежливое «нет». Быстро сказанное «да» на переговорах может использоваться как уловка для того, чтобы затем выторговать более выгодные условия.

2. «Может быть» – эта фраза выражает эмоции, но не является рациональным ответом. Она не дает никакой опоры, нужно дальше продолжать работать для получения конкретного ответа.

3. «Нет»^[1] – показывает реальное положение дел. Говоря «нет», человек принимает на себя ответственность за это решение. Для оппонента это повод задуматься, почему ему только что отказали, и как с этим дальше работать.

Получается следующая схема разговора:

1. Сформулируйте цель разговора – тему встречи.

2. Договоритесь о терминах.

3. Определите свои экспертные зоны – области, в которых вы владеете информацией лучше оппонента.

Пример: «У меня есть опыт управления проектами и выстраивания процессов в командах. Я могу поговорить об этом, но вот в финансах разбираюсь хуже».

4. Не позволяйте собеседнику переключаться на другие темы.

5. Зафиксируйте итог разговора. Проверьте, согласен ли он с итогом.

6. Демонстрируйте внимание к собеседнику, показывайте, что его мнение для вас важно.

Построение доказательств

Доказательство строится на тезисе, аргументах и демонстрации.

Тезис – это наша ключевая идея. Перед тем как пойти на переговоры, спросите себя: «Какую мысль я хочу донести до собеседника?» Хороший тезис можно уместить в 3-5 слов.

Аргументы делятся на два типа:

• Сильные – это точно установленные факты, аксиомы, свидетельства очевидцев, документы, мнение авторитетов и экспертов, ссылки на законы.

• Слабые – это уловки, манипуляции, доводы личного характера, догадки и предположения, ссылки на неизвестные источники.

Демонстрация может быть трех видов:

• Дедукция – выстраивание доказательств от общего к частному. Изложите известные вам факты, постепенно отметая ненужное. Дедукция используется при продвижении информационной политики.

• Индукция – выстраивание доказательств от частного к общему.

Пример: вы заходите в помещение и видите воздушные шары, торт и стопку упаковынных подарков. Исходя из этого, выстраиваете умозаключение, что, скорее всего, у кого-то день рождения. Это заключение носит вероятностный характер. Индукция используется для удержания внимания аудитории.

• Доказательство по аналогии – используется тогда, когда нет сильных аргументов. В качестве примера приводится история, которая чем-то похожа на ситуацию вашего собеседника:

1. Нужно установить как можно больше сходных признаков у сравниваемых событий, явлений.

2. Надо стремиться к тому, чтобы эти признаки были специфическими, подходили только к ситуации вашего оппонента. Пример: «У них тоже два мальчика. Такие же рыжие, недавно пошли в школу».

3. Необходимо найти ключевой признак.

Это самый простой для понимания метод. Небольшой лайфхак: используйте доказательство по аналогии при слабости аргументов и незнании темы.

Доказательства бывают прямые и косвенные.

Косвенное доказательство – это когда разговор начинается от противного.

Пример. Сотрудник спорит с руководителем о повышении заработной платы. Босс утверждает, что человек уже получает хорошую зарплату. В свою очередь специалист сначала соглашается с этим утверждением, а затем продолжает развивать мысль. Он говорит, что если это так, то он 2-3 раза в год должен ездить в отпуск за границу, снимать хорошую квартиру в элитном районе, лечить членов семьи в частных клиниках. Но поскольку у него всего этого нет, тезис руководителя о том, что он получает хорошую зарплату, является неверным.

Прямое доказательство – это когда тезис обосновывается аргументами. При использовании прямых доказательств задача состоит в том, чтобы найти убедительные аргументы, из которых логически вытекает тезис.

Тактика поведения в споре:

1. Захват инициативы – это управление ходом дискуссии, предложение темы, задавание вопросов, контролирование выводов.

2. Бремя доказательств – одна из сторон заставляет другую доказывать верность своей точки зрения или оправдываться.

3. Концентрация – дозированное изложение аргументов в диспуте. Чем меньше мы используем в споре сильных аргументов, тем лучше. Чем больше вы их приведете, тем больше шансов у оппонента найти ваши слабые стороны.

4. Эффект бумеранга – когда для доказательства своей точки зрения вы отталкиваетесь от слов собеседника.

5. Оттягивание возражения – используется, если вы не знаете, как парировать оппоненту. Пример: «То, что вы сказали, весьма интересно, но давайте этот вопрос рассмотрим чуть позже».

6. Атака вопросами – когда в ходе спора вы задаете 4-6 вопросов подряд, но не даете времени собеседнику ответить на них. Вспомните выступления Жириновского.