Клей. Стань незаменимым в любом проекте

Моему папе.

Благодарю тебя за то, что научил меня не бояться мечтать

GLUE

How Project Leaders Create Cohesive, Engaged, High-Performing Teams

Anh Dao Pham

© ООО Издательство «Питер», 2023

Что говорят о книге «Клей»

«“Клей” – уникальный подарок для руководителей проектов. В ней показано, как от жесткого контроля перейти к гибкому руководству, а пошаговые рекомендации сочетаются с психологическим обоснованием процессов».

Роберт Б. Чалдини, автор книг «Психология влияния» и «Психология согласия», почетный регент-профессор психологии и маркетинга Университета штата Аризона

«Оправляясь от пандемии, организации ощущают необходимость в лидерах, способных разбудить творческий потенциал команд, выстроить в них крепкие личностные и эмоциональные взаимоотношения. В книге “Клей” Ань Дао Фам наглядно продемонстрировала исключительную продуктивность гуманистического, позитивного, подвижного лидерства, действенного руководства, взаимной заботы и человеческих связей…»

Питер Штайнлауф, основатель Edmunds.com

«Если вы когда-нибудь руководили хотя бы одним проектом, пойдите и купите эту книгу. В ней содержатся удивительно практичные и точные советы, что делает ее чрезвычайно полезной. Ань Дао Фам сконцентрировала весь свой жизненный и профессиональный опыт в руководстве для тех, кому предстоит вести за собой других людей. Книга полна полезных рекомендаций, которые я уже взял себе на вооружение, – от использования стикеров на совещаниях до вазочки с леденцами для лучшего взаимопонимания».

Даниэль Йетс, генеральный директор Dandelion Energy, инвестор Climate Tech, основатель и генеральный директор компании Opower

«Пока не поднялись по карьерной лестнице? Все впереди. Наконец-то появилась книга для тех, кто пока не стал генеральным директором. “Клей” учит нас, как выстраивать и укреплять свое влияние и вести организацию к успеху, даже не занимая высокой должности».

Ник Гортон, директор по инновациям, Edmunds.com

«Ань открыла для меня новые смыслы в роли руководителя сложных и значимых проектов. Первое, что вам захочется сделать, – это поработать вместе с ней, но полезным будет также прочитать ее книгу, проникнуться ее идеями, опробовать описанные стратегии и методы – так, чтобы они стали вашими собственными убеждениями и помогли вам на вашем пути. Более десяти лет проработав плечом к плечу с Ань, я до сих пор сталкиваюсь в повседневной деятельности с отголосками тех проектов, над которыми мы трудились вместе с ней. Прочитайте эту книгу, найдите друзей, измените мир».

Дэвин Доусон, главный инженер компании Meta

«Заразительный энтузиазм Ань, вдохновляющий команды и их руководителей, нашел воплощение в этой книге, которая представляет план овладения экстремальным видом спорта – руководством проектами. Книга написана ясно, мудро и авторитетно, как только и можно было ожидать от истинного лидера».

Лиза Мурисон, директор по юридическим вопросам компании Bird Global, Inc., бывший вице-президент по производственным вопросам, начальник отдела правового и кадрового обеспечения в Edmunds.com, Inc.

«Обязательное чтение для тех, кто собирается руководить работой других людей. В своей книге “Клей” Ань щедро делится секретами профессии, которые сделали ее супер-звездой в управлении командами, готовыми сделать все возможное и невозможное для достижения значимых целей».

Юджин Парк, директор по контролю продукции, Edmunds.com

«…Книга “Клей” Фам – приятная передышка после знакомства с бесчисленными назиданиями сертифицированных менеджеров. Это интересное чтение и рассказ о том, как работать с профессионалами и добиваться результатов. Обязательно прочтите ее, чтобы понять, как руководить командами и мотивировать их в ежедневной работе».

Рик Оливер, вице-президент по вопросам производства и программ, Experian

«Эта книга не только для менеджеров проектов. В книге “Клей” Ань Дао Фам делится опробованными ею методами, которые будут полезны каждому. Они помогут снизить конфликтность, развить дух сотрудничества, повысить заинтересованность, не растеряться перед переменами и добиться результата. Какова бы ни была ваша должность, “Клей” сделает вас более эффективным и активным сотрудником вашей организации».

Ричард Танг, вице-президент по вопросам информационной аналитики, компания Ticketmaster, бывший первый вице-президент по вопросам глобальной потребительской информации и аналитики в медиахолдинге 21st Century Fox

«В книге “Клей” Ань Дао Фам в удивительно открытой манере представила свои методы работы с командой. Само по себе умение конспектировать, конечно, полезно, но это далеко не главное. Говоря об основополагающих навыках в работе, таких как ведение заметок, Ань успевает поделиться с нами множеством ценных советов – начиная с того, как проводить совещания, и заканчивая тем, как управлять передачей проектных заданий внутри команды – и это настоящее откровение. Жаль, что у меня не было этой книги, когда я создавал свою последнюю компанию!»

Джон Фрайс, сооснователь и технический директор компании System1

Введение

«Моя жена – технический руководитель проекта, так что пощады от меня не ждите», – мой муж интервьюировал кандидата на должность руководителя проектами в своей компании. Я усмехнулась, услышав эти слова, которые долетели до моего сознания только потому, что он упомянул меня. Из-за пандемии COVID-19 мы работали удаленно из дома, так что всегда находились в пределах слышимости друг друга.

Мой муж является техническим директором стремительно набирающего обороты стартапа; я – вице-президент по вопросам продуктов и программ в компании Edmunds. Мы познакомились с ним более шестнадцати лет назад, работая в компании Ticketmaster: наши столы стояли рядом, примерно на таком же расстоянии друг от друга, что и сейчас. Теперь муж устроил себе офис в гараже, а я кочую с ноутбуком по дому или устраиваюсь на заднем дворе, чтобы сменить обстановку. У нас небольшой дом, и удалиться друг от друга больше чем на шесть метров удается редко. Мы оба занимаемся реализацией технических проектов, правда, на разных должностях. Но это наша работа – каждый день, пять дней в неделю.

После собеседований мой муж подводит итоги вместе со мной. Последний кандидат был сторонником Agile, который твердо верил, что церемонии Scrum могут решить все их проблемы. Она не только не проявила никакого желания адаптироваться к иным стратегиям, но и затянула интервью своими пространными ответами, несмотря на все сигналы, которые посылал ей муж, вынужденный в конце концов прервать собеседование. Накануне другой кандидат не смог наладить контакт с мужем и не задал ни одного вопроса в течение всего интервью. Было еще несколько кандидатов, явно не обладавших бойцовскими качествами. На вопрос, что они будут делать, если разработчики объявят им, что проект будет закончен с опозданием, все как один ответили, что внесут соответствующие поправки в статус проекта и оповестят команду и руководство. Ни один из них не смог предложить ничего, что помогло бы завершить проект вовремя. Мой супруг провел собеседование по меньшей мере с десятком человек, и оказалось, что найти достойного кандидата не так-то просто. И не только ему.

В этом году мне довелось пообщаться с несколькими знакомыми руководителями технологических компаний Лос-Анджелеса. В штате компаний обязательно есть менеджеры проектов, но у всех постоянные проблемы с достижением результата. Я услышала такие характеристики этих специалистов, как «он умеет фиксировать, быстро находить и передавать информацию между участниками проекта, но не более», «неплохой теоретик», «хороший исполнитель», но «неспособный эффективно реализовать проект». Между тем компании нуждаются в новом поколении людей, которые более вовлечены в процесс, более решительны, более адаптивны и способны довести проект до завершения. Почему же найти таких людей непросто?

Я понимаю, в чем заключается проблема. Компании нанимают на работу менеджеров проектов, когда на самом деле им нужны лидеры проектов.

В чем же разница? До недавних пор я и сама ее не замечала. Большую часть своей карьеры я тоже считала себя менеджером проектов и носила это звание с гордостью, на которую мне давали право долгие годы работы и профессионального совершенствования. Тем не менее я редко следовала общепринятым парадигмам менеджмента проектной деятельности.

Я прочитала миллион статей, блогов, книг, посвященных менеджменту (в том числе PMBOK – Свод знаний по управлению проектами), окончила курсы при Калифорнийском университете в Лос-Анджелесе и честно пыталась применять многочисленные научные принципы в своей работе. Изучение философии менеджмента снабдило меня информацией к размышлению и во многом вдохновило. Но на практике ни один совет не срабатывал – все они были слишком жесткими, безличными, техничными. Я же всегда отдавала предпочтение гибким, адаптируемым и ориентированным на людей методам. Маневренность и желание служить своей команде – вот что привело меня к успеху, и я не откажусь от этих убеждений в пользу какой-либо из методик.

На меня произвел большое впечатление разговор с одним моим наставником, совершенно изменивший мое представление о себе как о профессионале. Мы обсуждали возможности моей дальнейшей карьеры в сфере управления проектами. Я спросила его, не стоит ли мне отказаться от работы менеджера проектов, должности которой я так гордилась и которая была частью моей идентичности. Мне хотелось большей ответственности и больших масштабов в работе. Он поставил под сомнение мое желание называть себя менеджером-проектов. Слишком узкое определение. «Ты не просто менеджер, – сказал он. – Ты лидер».

Я много раздумывала о его словах и в конце концов осознала, что принятые парадигмы управления проектами действительно никогда не казались мне естественными; я всегда выходила за рамки своих обязанностей и проявляла свои лидерские качества, была скорее руководителем, чем менеджером. Для эффективной реализации проектов нужны навыки и управленца, и лидера.

Теперь я называю себя лидером проектов. Я больше не отождествляю себя с какой-то определенной должностью. Напротив, я применяю свои навыки управления процессами и взаимодействия с людьми в каждом проекте, независимо от своей номинальной роли. Такое сочетание навыков отличает мой стиль от традиционного управления проектами. Мой муж видит в кандидатах, которых интервьюирует, этот недостаток: их не учили быть лидерами проектов, их учили управлять. Ему же нужен лидер.

Что значит руководить проектом?

В своей книге «Служение – истинная сущность лидерства» Джеймс Хантер проводит разграничительную черту между актом управления и актом руководства: «Понятие менеджмента, или управления, не относится к тому, что вы можете сделать с другими людьми. Сделать что-то можно с с оборудованием, товарами, материальными ценностями, с чековой книжкой или с ресурсами. Даже собой вы не можете управлять. Поэтому вы не можете управлять другими людьми. Управлять можно вещами, а для людей можно только быть лидером». Проекты осуществляются людьми. Чтобы успешно реализовать проект, следует не управлять, нужно руководить.

В своих проектах я применяю три базовых принципа руководства. Каждый совет, который я дам в этой книге, является их отражением.

Принцип первый: руководитель проекта принимает на себя полную ответственность за его реализацию

Работая над проектом, я несу полную ответственность за его успех. Это означает в том числе, что я отказываюсь от своего эго, закатываю рукава и прихожу на помощь, в чем бы она ни заключалась. Моя работа охватывает весь спектр задач – от административных до коммуникативных. Я также не устаю транслировать цели, которые вдохновляют и мотивируют команду.

Мой день заполнен разными делами: я делаю заметки на совещаниях, тестирую функционал, контролирую выполнение поступающих задач. Кроме того, я работаю с другими руководителями над общей стратегией, чтобы донести ее потом до всех членов проектной команды. Не бывает слишком мелких или слишком масштабных задач, я берусь за любую, если у меня есть возможность и знания. Я не считаю работу сделанной до тех пор, пока проект не будет доведен до успешного финала.

В своей книге «Экстремальная воля» Джоко Виллинк и Лейф Бабин, бывшие офицеры специального подразделения «морских котиков» Военно-морского флота США, выражают похожий взгляд на лидерство. В бизнесе, как и на поле боя, главное свойство истинного лидера – способность взять на себя ответственность.

Виллинк и Бабин пишут: «У многих лидеров, с которыми мы служили бок о бок на протяжении всей нашей военной карьеры, неизменным атрибутом, делавшим их исключительными, было принятие на себя абсолютной ответственности – экстремальной ответственности – не только за те вещи, за которые они отвечали, но и за все, что влияло на их миссию. Эти лидеры не искали виновных. Они не искали отговорок. Вместо того чтобы жаловаться на сложности и неудачи, они находили решения и разбирались с проблемами. Для выполнения своей работы они использовали силы и средства, взаимоотношения и ресурсы. Их собственное эго отступало на задний план ради команды и общей миссии. Эти лидеры действительно руководили».

Менеджеров учат тому, как контролировать статус проекта, как отчитываться по результатам, как преодолевать блокирующие проект препятствия и сообщать о возникающих рисках. Однако их редко учат тому, что они должны брать на себя полную ответственность за проект. Если не чувствуешь ответственности, то вряд ли будешь прикладывать дополнительные усилия к тому, чтобы работа была выполнена. Напротив, лидеры считают себя лично ответственными не только за контроль, но и за каждый аспект в реализации проекта. Это мотивирует их в работе – от старта проекта до его успешного завершения, с какими бы вызовами ни пришлось столкнуться.

Принцип второй: руководители проектов культивируют лучшие качества своих проектных команд

Стивен Кови, автор классического труда о лидерских качествах «Семь навыков высокоэффективных людей», пишет: «Быть лидером – значит признавать ценность и потенциал каждого человека настолько явно, чтобы он увидел их в себе сам». Самые эффективные руководители проектов из тех, с кем мне довелось работать, придерживались этого принципа. Они вдохновляли свои команды тем, что умели донести до каждого, чем ценен его труд. Ежедневные рутинные задачи они привязывали к общей цели, так что каждый исполнитель понимал, что его действия способствуют достижению коллективного успеха, и стремился к нему.

Руководители проектов умеют пробудить лучшие качества членов команды. Хотя большинство лидеров по привычке используют традиционные шаблоны и стандартные процессы, лидер использует только те процессы, которые подстегнут производительность его команды. В традиционном управлении менеджеры блюдут святость Agile-методов с их Scrum-ритуалами; лидеры же проектов придерживаются оригинальной идеи Agile-манифеста гибкой разработки программного обеспечения, утверждающей, что «люди и взаимодействие важнее процессов и инструментов».

Руководители проектов понимают, что не существует магической формулы, позволяющей по щелчку решать проблемы, возникающие в работе каждой конкретной команды. Они берут на себя дополнительный труд перекроить организацию проектных работ по мерке своей команды и не боятся отбросить все, что этому препятствует.

В своей книге я поделюсь с вами несколькими стратегиями, которые использую в планировании и организации работ своих проектных команд и которые позволяют им проявить себя с лучшей стороны. Эти методы помогают мне избежать непроизводительных потерь, связанных с управлением процессами, которые не работают, и сосредоточится на важных задачах, которые помогают команде успешно завершить проект.

Принцип третий: лидер проекта – это клей, прочно скрепляющий команду

Один из самых ранних текстов об управлении проектами «Человеческий фактор: успешные проекты и команды» открыл мне, что самые большие сложности, с которыми сталкиваются при разработке программного обеспечения, имеют на самом деле человеческий, а не технический характер. Поэтому наиболее успешно реализуют проекты эмоционально зрелые лидеры, которые фокусируются на создании здоровой командной динамики.

Один из соавторов этой книги Том Демарко пытается объяснить секрет некой загадочной женщины, которую я теперь могу назвать лидером проекта. Он рассказывает: «За двенадцать лет работы этой женщины в компании проекты, в которых она участвовала, заканчивались ошеломительным успехом. Ее вклад был неочевиден, но все удавалось, когда она была рядом. Понаблюдав за ней в течение недели и поговорив с ее коллегами, я пришел к выводу, что эта женщина – великолепный катализатор. В ее присутствии команда начинала работать легко. Она помогала людям общаться и ладить. Проекты с ее участием не были скучными».

Лидеры проектов интуитивно выбирают пути, которые помогают им сплотить команду, залатать прорехи в процессах и ликвидировать разрывы коммуникакции между членами команды, когда это нужно.

В мире спорта существует феномен игрока, цементирующего командный дух. В опубликованной на сайте Forbes.com статье «Клей для высокоэффективных команд» Дон Йегер называет нескольких таких игроков и размышляет о том, что же делает их таковыми.

«В высокоэффективных командах отдают себе отчет в том, что такие игроки, как пятикратный чемпион NBA Фишер, игравший за “Лос-Анджелес Лейкерс”, Баттиер, Росс и Джонстон, – это люди, склеивающие команду в целом. Командные игроки, которые стоят друг за друга, демонстрируют уважение друг к другу, связаны в единый организм – это ключевой фактор успеха любой высокоэффективной команды».

Игроки, поддерживающие командный дух, выходят за рамки своих обязанностей. Когда нужно подбодрить команду, поддержать, поблагодарить или развеселить, они делают это. Их талант и чувство ответственности делают команду полноценной.

Если вы попросите моих коллег описать мою роль в проектах, они наверняка затруднятся назвать конкретные задачи и обязанности, которые я выполняю. Я много раз слышала от них, что я свловно клей, который склеивает всю команду. Когда я слышу это, я знаю, что моя энергия как лидера проекта направлена в нужное русло.